In een uitspraak van 16 september 2026 heeft de Afdeling rechtspraak van de Raad van State nog eens uiteengezet waartoe een bestuursorgaan precies verplicht is als het gaat om inzicht bieden in welke documenten zijn aangetroffen en op welke grond deze geweigerd zijn.
Anders dan vaak wordt aangenomen, is het opstellen van een inventarislijst daarbij niet altijd verplicht. Een inventarislijst is een lijst van documenten die zijn aangetroffen bij het zoeken naar documenten en die op enig moment door het bestuursorgaan zijn aangemerkt als deels of geheel vallend binnen de reikwijdte van het verzoek.
Het zorgvuldigheidsbeginsel (een algemeen beginsel van behoorlijk bestuur) vereist wel dat het bestuursorgaan inzicht biedt in de besluitvorming. Daarvoor kan het onder omstandigheden nodig zijn een inventarislijst op te stellen, maar soms is een andere vorm van inzicht bieden voldoende:
‘Het zorgvuldigheidsbeginsel kan onder omstandigheden vereisen dat het bestuursorgaan inzicht biedt in zijn besluitvorming, door bijvoorbeeld een inventarislijst op te stellen. Dat was het geval in de door [appellant] genoemde uitspraak van de Afdeling. Maar die situatie doet zich in dit geval niet voor. Anders dan in die uitspraak heeft de korpschef in dit geval voldoende duidelijk gemaakt hoeveel documenten er zijn gevonden, wat voor soort documenten het zijn en waarom de openbaarmaking van al deze documenten wordt geweigerd. De korpschef heeft toegelicht dat het gaat om twaalf registraties uit het politiesysteem Summ-IT en dat de openbaarmaking van deze documenten geheel wordt geweigerd omdat deze politiegegevens bevatten. Een verdere toelichting kan de korpschef niet geven zonder inzicht te geven in de inhoud van de politiegegevens.’
Zoals uit bovenstaand citaat blijkt, kan een rol hebben gespeeld dat het hier volgens de Afdeling gaat om politiegegevens, dat wil zeggen informatie die op grond van het bijzondere regime van de Wet politiegegevens (Wpg) zijn uitgezonderd van de Woo. Het kan daarom moeilijker zijn een inventarislijst op te stellen zonder meer informatie over (geheim te houden) politiegegevens openbaar te maken. Bovendien zou een inventarislijst weinig meer hebben toegevoegd aan de informatie die de Woo-verzoeker al had.