Aan de gemeente Amersfoort heb ik om inzage gevraagd in de verslagen van college-onderhandelingen na de raadsverkiezingen van 2022 en 2018. Er volgde telefonisch overleg met de WOO-ambtenaar. Het verzoek is daarbij ingeperkt tot passages over een specifiek onderwerp. De ambtenaar zei ook dat de documenten mogelijk alleen over 2022 te achterhalen zouden zijn wegens vertrek van betrokken collega’s.
Enkele weken later volgde een telefoontje dat de burgemeester het verzoek zou weigeren, met de vraag of ik de gegevens nog nodig had. Ja, ook al is het te laat voor de komende publicatie, er kan altijd een volgend artikel volgen. Er is nog geen beslissing, dus ik tast in het duister over de weigergronden.
Vraag 1: heeft iemand weleens meegemaakt dat documenten over een (gemeentelijke) formatie niet toegankelijk zijn na afloop van dat proces?
Vraag 2 (past wellicht niet hier): is het niet vastleggen van formatiedossiers strijdig met de Archiefwet?
De Woo kent een speciaal artikel over Formatie-stukken:
Artikel 5.4 Formatie
In afwijking van de artikelen 5.1 en 5.2 is informatie die berust bij de formateur of de
informateur, dan wel informatie die door een bestuursorgaan aan de formateur of de
informateur is gezonden niet openbaar totdat de formatie is afgerond.
In dit geval gaat het duidelijk om een al afgeronde formatie. Dat betekent dat deze stukken in beginsel openbaar dienen te worden. Wel kunnen alle gewone weigergronden eventueel van toepassing zijn. Het is dus even afwachten welke weigergrond wordt toegepast, maar het feit dat het formatiestukken betreft kan op zichzelf geen reden voor de weigering zijn.
Het laten wegraken van stukken zonder dat dit via de voorgeschreven route van de Archiefwet gebeurt is altijd strijdig met die wet. Daarmee heb je die informatie nog niet terug natuurlijk, maar het is wel buitengewoon slordig en vermeldenswaardig dat formatiestukken zich alleen in inboxen van (oud)ambtenaren en/of politici zouden bevinden.
Ik zou vragen om specificatie van de zoekslag. Het moet hierbij duidelijk worden waar is gezocht en hoe (in welke mailboxen). Het lijkt me namelijk een beetje een raar verhaal omdat zo’n formatie een groepsproces is. En lijkt me ook dat zo’n verslag dan met alle deelnemers (en de gehele fractie/ gemeenteraad?) wordt gedeeld. Zijn die allemaal vertrokken waarbij de mailbox is verwijderd?
Bijv een secretaris kan natuurlijk vertrokken zijn maar wellicht is die mailbox gewoon overgedragen.