Behandeling Woo-verzoek door dossierhouder: bedoeling van de wet of rolscheiding vrije keuze?

[ekrhkjr]

In een aantal gevallen merkte ik dat het nemen van een besluit op een Woo-verzoek en het verzamelen en lakken van de te openbaarmaken documenten gebeurt door dezelfde persoon die het dossier behandelt. Het navragen van processen en locaties voor de zoekslag gebeurt eigenlijk altijd overal bij mijn weten door de inhoudelijke afdeling.

Ik denk me te herinneren een aantal jaren geleden ergens gelezen te hebben dat juist bij de Woo/Wob er bewust gekozen is voor juridisering en het Wob/Woo-verzoek buiten het primaire proces plaatsen, waarbij zowel het lakken als het besluiten door behandelaars gebeurt die niet primair betrokken zijn bij het dossier. Dit had dan de kwaliteit ten goede moeten komen, zowel voor wat betreft politieke gevoeligheid (juridisering) als belangenscheiding tussen primaire behandelaar en Woo-behandelaar.

Uit een recent raadsvoorstel in de regio begrijp ik dat het behandelen en besluiten op Woo-verzoeken door dossierhouder e/o directe collega’s (indien meer dan 1 persoon in de groep) staande praktijk is:

De (administratieve) afhandeling van Woo-verzoeken wordt tot op heden uitgevoerd door de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het onderwerp waar het verzoek zich op richt. De afhandeling kost veel capaciteit. Met name het zoeken van documenten en het scannen van de documenten op wat wel openbaar mag worden gemaakt en wat niet vraagt veel. Hierdoor kunnen de collega’s hun inzet minder plegen op hun primaire taken.

Ik denk ook te lezen dat de juridisering misschien niet geheel lukt:

Een aanzienlijk deel van de recente verzoeken concentreert zich op processen en besluiten waarover in het verleden reeds intensief contact en/of discussie met de betrokken partijen heeft plaatsgevonden. Het afhandelen hiervan vergt daarom vaak extra juridische en inhoudelijke afstemming.

Het komt ook voor dat medewerkers van onafhankelijk opgehangen organen (zoals medewerkers onafhankelijke bezwaarschriftencommissie) Woo-besluiten nemen en/of proceshandelingen doen die tot een voor bezwaar vatbaar besluit leiden. Het lijkt me ongewenst dat een controlerend orgaan zelf handelingen verricht die het later onafhankelijk moet gaan duiden.

Helaas lukt het me niet om de bron terug te vinden waarin staat dat deze ontwerpkeuzes aan de wet ten grondslag liggen. In de wet zelf vind ik hier niks over behoudens coördinatie, dus lijkt het een vrije keuze.

Is bij SPOON bekend of ik me deze bron juist herinner en zo ja, waar dit terug te vinden is?

[Randwaarde]

Je moet begrijpen dat degene die het Woo-besluit neemt altijd het bestuursorgaan is, en niet de medewerkers of ambtenaren van dat bestuursorgaan.

Met andere woorden; het bestuursorgaan heeft het laatste woord. Ambtenaren of medewerkers kunnen namens het bestuursorgaan gaan besluiten, maar dat bepaalt het bestuursorgaan dus in eerste instantie ook zelf.

Wanneer je dan ook rechtsmiddelen aanvoert, voer je deze niet aan tegen die medewerkers en juristen die jouw Woo-verzoek hebben beoordeeld, maar tegen het bestuursorgaan (bijvoorbeeld de minister, burgemeester etc.).

Dit gezegd hebbende; als je het dus niet eens bent met een besluit van zo’n bestuursorgaan, dan kun je bezwaar indienen.

Een bezwaarschrift wordt ook zelf beoordeeld door het bestuursorgaan. Je kunt hier (vaak niet onterecht) inderdaad het idee krijgen dat je de slager zijn eigen vlees laat keuren.
Als je geluk hebt heeft dat bestuursorgaan echter een onafhankelijke bezwaaradviescommissie ingesteld (artikel 7:13 Awb). Dit is het eerste moment dat een ‘onafhankelijk orgaan’ jouw zaak beoordeelt. Daarbij geldt echter ook hier: die onafhankelijke adviescommissie kan alleen een advies verstrekken. Uiteindelijk is het aan het bestuursorgaan om dit advies wel of niet op te volgen en heeft het bestuursorgaan hier het laatste woord, aangezien het bestuursorgaan de beslissing op bezwaar neemt en niet de adviescommissie.

Fun fact: Een onafhankelijke bezwaaradviescommissie is opzichzelf ook een bestuursorgaan.

Wanneer zo’n advies niet wordt opgevolgd in jouw nadeel, is het bestuursorgaan verplicht om dit goed te motiveren.

In zo’n geval kan je dus bij een ‘gescheiden macht’, ofwel de rechtbank, je zaak bepleiten.

Een onafhankelijk orgaan of andere instanties kunnen geen Woo-besluiten gaan nemen namens het bestuursorgaan waarbij je jouw Woo-verzoek hebt ingediend. Immers, zoals ik bijvoorbeeld boven al aangaf, is een onafhankelijke adviescommissie een geheel ander bestuursorgaan - en bij hen heb je immers niet je Woo-verzoek ingediend.

Wat eventueel wel kan, is dat een bestuursorgaan bijvoorbeeld externe juristen instelt en hen het Woo-verzoek laat beoordelen / behandelen. Ook hier geldt, het bestuursorgaan neemt uiteindelijk het besluit. Of anders gezegd, het bestuursorgaan accordeert de beoordeling van haar medewerkers / juristen en tekent het besluit of laat dat besluit namens haar tekenen.

Vorige week was er nog een uitspraak die hier een beetje op inging, voor als je die wilt lezen: ECLI:NL:RVS:2025:6191