Kan iemand helpen? Ik vroeg recentelijk een kopie op met een Woo van een Wob-dossier (niet de toenmalige aanvraag van 25/08/2019, maar de stukken die vervolgens in verband met dit verzoek toen verstrekt zijn) bij de Gemeente Beekdaelen.
Deze Gemeente had en heeft nl geen register waar de Wob/Woo dossiers publiekelijk te vinden zijn. Het antwoord dat ik kreeg was dat dit (en andere) Wob-dossiers uit die tijd reeds vernietigd waren. De jurist zei ook dat de Woo hier in ieder geval niets over zegt.
Mijn vraag is dan ook:
Wat was de bewaarplicht (Wob procedure stukken als ook de evt verstrekte documenten) onder de Wob?
Wat is de bewaarplicht (Woo procedure stukken als ook de evt verstrekte documenten) onder de Woo?
De startdatum staat op pagina 12 denk ik te begrijpen, waarbij de bewaartermijn start zodra het bedrijfsvoeringsbelang is vervallen. Bij een Wob-verzoek inclusief geopenbaarde documenten is dat bij de beschikking, inclusief eventueel bezwaar/beroep.
Merk op dat de geopenbaarde documenten een ander archiefregime hebben dan de bronstukken; het zijn in die zin kopieen waarop mutaties gemaakt zijn (zoals het lakken).
Volgens Selectielijst | VNG is er geen nieuwere editie, en de Woo is ingegaan op 1 mei 2022 (zie https://wetten.overheid.nl/BWBR0045754/2025-07-01/0/informatie#tab-wijzigingenoverzicht).
In de selectielijst kon ik geen informatie vinden over overgang.
Qua jurisprudentie is er niks ingevaren vanuit de Wob in de Woo volgens artikel 10, dus officieel zou ik het niet weten. Gokje is dat hetzelfde beleid volgens de Archiefwet gehanteerd wordt onder de Woo als voor de Wob, maar beste is anders navragen.
Ok, dank voor de toelichting. Ik ga vragen aan iemand die archief expert is hoe het zit met overgang wob naar woo inzake Selectielijst en bewaartermijnen. Komt er iets uit zal ik het hier posten voor de Kennisbank.
Interessante vraag! Nooit bij stilgestaan dat een bestuursorgaan documenten die al eens openbaar zouden zijn gemaakt weer zou gaan vernietigen.
Ik vraag me eerlijk gezegd sterk af of de Archiefwet hier wel over gaat. En als de Archiefwet er wel over gaat kan ik me niet voorstellen dat die van een deel of geheel van zoân dossier vernietiging zou voorschrijven. De documenten zijn immers al openbaar gemaakt. Daarmee zijn ze voor eenieder openbaar en dient eenieder die ze (opnieuw) opvraagt er de beschikking over te krijgen, ongeacht of ze online zijn gezet of niet.
De archiveringsrgels waar @openarchivaris naar verwijst lijken alleen te gaan over het Woo-verzoek (en mogelijk andere stukken met betrekking tot de procedure), wat iets heel anders is dan de documenten die openbaar zijn gemaakt naar aanleiding van je verzoek.
Ja eens ook met SPOON, want eens openbaar altijd openbaarâŠ.. Ik ga het aan een kennis voorleggen die archief specialist is, met de distinctie âaanvraagâ en âverstrekte stukkenâ. Is er jurisprudentie over, Maw, heeft ooit iemand al bij een rechter aangeklopt om te zeggen dat een Woo or Wob dossier ten onrechte werd vernietigd?
Zonder juridische opleiding kan ik me vernietiging van de onder het orgaan resorterende geopenbaarde documenten toch goed voorstellen volgens de Wob-termijn. De ontvanger (âsamenlevingâ of âaanvrager bouwvergunningâ) moet zelf zijn kopie bewaren.
De Selectielijst 2020 bevat een wisseling naar zaakgericht werken. De geopenbaarde documenten zijn primair op de zaak betrekking hebbende stukken in de functionele context. De geopenbaarde documenten zijn geen kattenbelletjes, maar hebben wel een rechtsgevolg als proceshandeling want ze wijzigen de rechtspositie van de Wob-verzoeker waar die bezwaar tegen kan maken.
Waarom primair en geen nevenactiviteit die onder een andere zaak vallen? In â1.3 Beginselen voor bewaring en vernietigingâ in de Selectielijst staat:
Kopieën
Kopieën van archiefbescheiden worden in het algemeen gedurende de voorgeschreven bewaartermijn vernietigd. Kopieën dienen echter bewaard te worden als zij een rol hebben gespeeld in het werkproces, bijvoorbeeld als er op de kopieën aantekeningen zijn gemaakt die niet op het origineel voorkomen en die van belang zijn voor de reconstructie van een zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Een andere reden om kopieën te bewaren is als de originele archiefbescheiden ontbreken. Daarnaast is het in een digitale informatiehuishouding gemakkelijk om kopieën te maken en op diverse plekken op te slaan. Op het moment van vernietiging van het origineel dienen ook digitale kopieën niet meer beschikbaar te zijn in de informatiehuishouding van de organisatie. Dit is anders ondermijnend voor de procedure van het gecontroleerd vernietigen van archiefbescheiden
In mijn perceptie zijn er bij de openbaarmaking op de kopieën aantekeningen gemaakt (zwartlakken) die niet op het origineel voorkomen en die wel van belang zijn voor de reconstructie van een zaak [zaakgericht werken, dus het Wob-verzoek]. Een langere bewaartermijn binnen de Archiefwet dan de originelen is mogelijk, maar ook een kortere (milieuvergunningen, alhoewel blijkbaar het niet raar is dat gemeentes oude maar zelfs nog geldige vergunningen missen in hun dossiers).
Ken geen jurisprudentie specifiek over onterecht vernietigde Woo- of Wob-dossiers, maar weet wel bij stukken die vernietigd zijn, dat het helaas-pinda-kaas is zonder al te veel consequenties voor het orgaan. Daarnaast herhaaldelijk gedocumenteerde praktijkvoorbeelden tegengekomen waarbij gevoelige stukken vernietigd cq. verdwenen zijn zonder audit trail. Sommige van die stukken konden bij andere bestuursorganen wel nog teruggevonden worden cq. zaten opeens op een avond in een donkere envelop in een brievenbus :-).
Hoi, De VNG heeft geantwoord en zegt het volgende:
âWoo en Wob besluiten moeten volgens de selectielijst 2020 vijf jaar bewaard worden. â
Er staat niet expliciet bij dat dit ook geldt voor de documenten die bij een Wob/Woo âzaakâ (procedure) zijn verstrekt, en alleen âbesluitâ wordt benoemd, niet Wob/Woo âzaakâ (procedure in zijn geheel). Dus ik vind dit onvoldoende duidelijk en ga terug via mijn contact naar VNG.