Ons Woo-verzoek is op grond van artikel 4,1 lid 5 en lid 6 afgewezen en inmiddels formuleren wij ons bezwaar en eisen een herstelbesluit om onze ingediende en afgewezen deelverzoeken alsnog in behandeling te nemen. Onze vraag gaat over artikel 4,1 lid 5 luidende: Indien een verzoek te algemeen geformuleerd is, verzoekt het bestuursorgaan binnen twee weken na ontvangst van het verzoek de verzoeker om het verzoek te preciseren en is het de verzoeker daarbij behulpzaam.
Ons bezwaar is o.a. dat de gemeente als bestuursorgaan op geen enkele manier behulpzaam is geweest bij dat preciseren!
Feitelijk behelst lid 5 in onze optiek twee hele verschillende opdrachten aan het bestuursorgaan te weten:
kenbaar maken dat men het verzoek te algemeen vindt en
behulpzaam zijn bij preciseren.
Aan opdracht 1 is voldaan, aan opdracht 2 absoluut niet.
Kunnen wij nu zelf op grond van dit artikel bezwaar maken of bestaat er geen formele weigeringsgrond voor het aspect behulpzaam zijn bij preciseren?
Kan enkel als incidentele Woo-verzoeker spreken, maar merkte als gast bij een zitting bezwaarschriftencommissie over een Woo-verzoek dat een gemeente er op bevraagd werd of men dit ook had gedaan (in het onderhavige geval niet).
Het is me wel tijdens een Woo-verzoek gebeurd dat ik een brief ontving om de termijn te verlengen van 4 naar 6 weken vanwege “omvangrijk”. Ik heb toen een herinnering gemaild dat de afgesproken gang van zaken is dat men binnen 2 weken zelf contact zoekt.
Met de betrokken behandelaar is e.e.a. in een telefonische afspraak besproken. Het verzoek bleek verkeerd geĂŻnterpreteerd te worden cq. niet voldoende zorgvuldig gelezen. Het bleek dat het verzoek niet omvangrijk was, maar vooral bewerkelijk doordat in de archiefvorming voor de Woo-onhandige keuzes waren gemaakt. De behandelaar gaf daarom aan dat ook geen index gemaakt kon worden anders dan door vrijwel het volledige zoekwerk handmatig te doen.
Dank voor je reactie!
Met name herkenbaarheid in de 3e alinea waarin het aspect “bewerkelijkheid” genoemd wordt. Ook in onze zaak wordt continue gewezen op het feit dat vanwege onze vraagstellingen het hele archief handmatig doorgespit moet worden. Wanneer de archiefvorming niet goed op orde is, zou dat doorspitten inderdaad wel eens het geval kunnen zijn. Maar dat ligt dan niet aan de gestelde vragen!
Correct voor zover ik het kan beoordelen. Een bestuursorgaan heeft de wettelijke plicht conform Archief 1995 artikel 3 om haar archieven in een “goede, georde en goed toegankelijke staat” te hebben:
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Als dat niet het geval mocht zijn, dan ben ik van mening dat men eerder kosten bespaard heeft door verplichtingen uit de Archiefwet niet volledig na te leven. Een eventuele bewerkelijkheid van een vraag doordat dit niet het geval is, is de andere kant van de penny van deze eerdere besparing.
Helaas maakt dit een discussie wel lastig. Het kan geen kwaad om na te vragen welk softwaresysteem men gebruikt (moet toch bij uitgevoerde zoekslag vermeld worden cq. zijn in het besluit) en eventueel archiveringsmethode met classificaties en dergelijk. Zo is er gemakkelijker mee te denken wat efficiëntere zoekingangen zouden zijn om het alsnog vlot en goedkoop vindbaar te maken. Veelal is er meer mogelijk dan de gemiddelde gebruiker weet, net zoals niet iedereen de geavanceerde Google-zoekfuncties weet te vinden.
In de eigen onderhavige casus bleef het gebruikte systeem tot dusver vaag. Telefonisch werd aangegeven dat men Google Drive (een “schijf” zeg maar) gebruikte voor de archiefvorming van de documenten binnen de reikwijdte en dat men die elk individueel zou moeten openen in een programma om de zoekcriteria te kunnen beoordelen, maar hier werd later van aangegeven dat dit niet het geval was.
Wederom dank voor de aanvulling.
Wij hebben deze “Rechtsplicht” uit de Archiefwet al zelfstandig in ons bezwaarschrift aangehaald. Daarnaast hebben wij ook gewezen naar artikel 2.4 Woo over Zorgplicht en openbaarmaking luidende:
Een bestuursorgaan draagt er zorg voor dat de documenten die het ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. In de fase waarin aan orde komt welke zoeksystemen zijn/worden gebruikt zijn we nog niet aangeland, maar dat zullen we zeker in de gaten houden!