Eisen aan onderbouwing "omvangrijk verzoek"

Bij een woo-verzoek aan de gemeente Harderwijk omtrent correspondentie twee omgevingsvergunningen wordt in de ontvangstbevestiging met de volgende onderbouwing de behandeltermijn opgerekt naar de maximale zes weken (los van goedkeuring derden):

Wij zullen eerst onderzoeken of wij beschikken over de zeer omvangrijke informatie en of die openbaar gemaakt kan worden. Vervolgens zullen wij u daarover schriftelijk informeren.

Wij handelen Woo-verzoeken doorgaans binnen vier weken na ontvangst af, tenzij uit de aard van het verzoek blijkt dat behandeling of beantwoording niet nodig is. Vanwege uw zeer omvangrijke verzoek lukt de afhandeling van uw Woo-verzoek niet binnen de gestelde termijn van 4 weken. Om deze reden verlengen wij de afhandelingstermijn hierbij met 2 weken. De afhandelingstermijn bedraagt hiermee in totaal 6 weken.

De logica van de onderbouwing ontgaat me. Uit de eerste zin denk ik op te kunnen maken dat men blijkbaar nog niet weet of men wel beschikt over de informatie, maar dat men wel al weet dat die informatie zeer omvangrijk is.

Het is mogelijk dat er buiten mijn zicht veel stukken zijn die niet eerder geopenbaard zijn en die wel vallen onder interne en externe correspondentie, memo’s, rapporten, vergunningen, berekeningen, en concepten. Het is uiteraard niet de bedoeling om de samenleving via de inzet van ambtenaren te belasten met vermijdbare kosten.

De gehanteerde formulering klinkt echter licht defensief. Een meer burgergerichte variant was bijvoorbeeld geweest:

Uit onderzoek blijkt dat uw verzoek betrekking op een grote hoeveelheid informatie. We onderzoeken momenteel zorgvuldig hoeverre deze openbaar gemaakt kan worden. Woo-verzoeken behandelen wij in de regel binnen vier weken. Gezien de omvang van uw verzoek hebben wij meer tijd nodig om dit op een zorgvuldige manier af te handelen. Daarom verlengen wij de termijn met twee weken, zoals toegestaan op grond van artikel 4.4 van de Wet open overheid. U ontvangt uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van uw verzoek een inhoudelijke reactie van ons. Mocht uit het onderzoek blijken dat een nadere afstemming mogelijk of wenselijk is, dan nemen wij contact met u op.

Om onnodige vertraging van de behandeling - nog los van goedkeuring derden - te vermijden deze vragen:

  • Vraag: mag ik als Woo-verzoeker op basis van jurisprudentie verwachten dat men op zijn minst dan de moeite neemt om in overleg te gaan en de blijkbaar grote omvang terug te dringen of op te knippen in fasen? Zo ja, hoe en langs welke weg zou ik hun daartoe kunnen verzoeken?
  • Vraag: mag ik als Woo-verzoeker op basis van jurisprudentie verwachten dat men op zijn minst onderbouwt dat het omvangrijk is, bijvoorbeeld door alvast het aantal document grofweg te vermelden met een korte tijdsinschatting? Zo ja, hoe en langs welke weg zou ik hun daartoe kunnen verzoeken?
  • En welke jurisprudentie kan hierbij aangehaald worden?

Haha, dat is inderdaad een aparte manier van uitdrukken van de gemeente. Maar je drukt ook op een belangrijk punt. Het komt geregeld voor dat een bestuursorgaan aanvankelijke zegt te verwachten dat er honderden stukken zijn, waarna dat uiteindelijk best blijkt mee te vallen.

Je twee vragen komen op hetzelfde neer: is er een verplichting van de overheid om in overleg te gaan in dit soort situaties? En welke rechten heb je dan?

Het antwoord volgt uit artikel 4.2a van de Woo:

“Indien een voldoende gespecificeerd verzoek zodanig omvangrijk is dat niet binnen de termijn van artikel 4.4, eerste lid, kan worden beslist, treedt het bestuursorgaan voor het einde van die termijn in overleg met de verzoeker over de prioritering van de afhandeling van het verzoek. Het bestuursorgaan verstrekt de gevraagde documenten zo veel mogelijk in de door de verzoeker gewenste volgorde.”

Dus ja: ze moeten binnen de eerste termijn van vier weken in overleg met je treden. Daarbij moeten ze je informeren over de documenten die ze hebben aangetroffen binnen de reikwijdte van je verzoek. Zodat jij een gefundeerde keuze kunt maken of je daadwerkelijk al die documenten nodig hebt en of je een voorkeur hebt voor een prioritering. Dat laatste houdt in dat openbaarmaking wordt verspreid over twee of meer deelbesluiten. Alles wat jij noemt in je vraag kan hierbij aan de orde komen. Het gesprek zou moeten worden afgesloten met afspraken over nieuwe termijnen die volgens de gemeente haalbaar en volgens jou (ook) redelijk zijn.

Dit voorstel voor overleg, dat eigenlijk al vanuit de gemeente had moeten komen, kun je ook zelf voorleggen aan de ambtenaar waarvan de contactgegevens vermeld staan op de verdagigingsbrief.