Alhoewel staande jurisprudentie, is het vaak toch wel handig om expliciet te maken dat zoektermen en doorzochte systemen vermeld moeten worden in een Woo-besluit.
De Woo-generator genereert dit nog niet.
Misschien is zoiets een goede toevoeging:
Controleerbaarheid
In het kader van zorgvuldige en controleerbare uitvoering van dit Woo-verzoek verzoek ik u ter controleerbaarheid van de volledigheid van de zoekslag om in het Woo-besluit te vermelden:
- welke informatiesystemen en archiefomgevingen zijn geraadpleegd (zoals e-mailarchieven, vergaderapplicaties, zaaksystemen, netwerkschijven, documentmanagementsystemen, chats, sms-backups, etc.);
- welke afdelingen of functionarissen betrokken zijn geweest bij de zoekslag;
- welke zoektermen, filters en selectiemethoden daarbij zijn toegepast.
Indien bepaalde relevante systemen (zoals WhatsApp, Signal, sms, MS Teams, Outlook, Join, Decos, e-depot, of netwerkschijven) niet zijn meegenomen, verzoek ik u dat expliciet te vermelden en per geval te motiveren waarom. Ook als in een systeem geen documenten zijn aangetroffen, verzoek ik u dat per systeem aan te geven.
Indien Direct Messaging-communicatiemiddelen zoals SMS, Signal, WhatsApp, MS Teams, Google Chat en dergelijke buiten beschouwing zijn gelaten bij de zoekslag, verzoek ik u dit expliciet in het Woo-besluit te vermelden en daarbij gemotiveerd aan te geven waarom direct messaging in dit geval niet als relevante of gebruikte informatiebron zijn meegenomen, ondanks het feit dat dit in de praktijk een veelgebruikt middel is voor zowel formele als informele ambtelijke communicatie. Een enkele verwijzing naar “niet in gebruik” volstaat daarbij niet zonder onderbouwing van de interne instructies of beleid dat deze communicatiemiddelen verbied.