Sec de Woo is hiervoor niet het juiste hulpmiddel. Een eventuele weigeringsgrond zou helpen; die kun je terugvinden in het Woo-besluit.
De Woo is vooral voor openbaarmaking aan iedereen, buiten artikel 5.5 en 5.6. Aangezien je blijkens de oorspronkelijk alleen zelf de informatie wilt zien, kun je ook een verzoek op basis van de AVG doen. Hier zitten wel wat haken en ogen aan vast, omdat sommige documenten onder aparte regels vallen.
Ik heb een formulering hiervoor wel eens zien voorbijkomen en deze mag ik delen. In het geval van een gemeente kan het nodig zijn om ook de gemeenteraad, burgemeester en een eventueel samenwerkingsorgaan apart te adresseren. Waarschijnlijk behandelt de gemeente dan het AVG-inzageverzoek, maar de raad en burgemeester zijn aparte verwerkers. De voorbeeldtekst is op stukken vrij strak als het gaat over strafbaar handelen; dit moet je zelf beoordelen.
Vergeet niet een kopie van je ID mee te sturen; men zal je identiteit moeten kunnen vaststellen om te bepalen of je geautoriseerd bent.
Al je contactgegevens
Adressering orgaan
Betreft: Verzoek verstrekken dossier/al mijn persoonsgegevens
Bijlage: kopie ID
Mijn BSN-nummer: 1234567890
Geachte <gemeente|raad|bgm>,
Hierbij verzoek ik u om mij een afschrift te verstrekken van mijn totale dossier. Ik verzoek u om mij alle persoonsgegevens te verstrekken plus de context, zodat ik kan controleren of de gegevens rechtmatig verwerkt zijn en of er fouten in de documenten staan. Mochten gegevens niet rechtmatig verwerkt zijn, dan kan ik om vernietiging verzoeken en mochten dingen niet kloppen, dan kan ik om rectificatie vragen. Ook kan ik klagen of aangifte doen, mochten ambtenaren dingen gedaan hebben die onrechtmatig zijn.
Vanaf postdatum valt alle reeds verzamelde data/informatie/stukken waarin persoonsgegevens van mij onder dit verzoek en derhalve is vernietiging onrechtmatig/strafbaar. Ik verzoek het orgaan met klem alle data voor dit verzoek veilig te stellen.
Dat betekent (juist) ook de data/informatie/stukken welke u niet wilt verstrekken of inzage in wil weigeren. Het is uiteindelijk aan de rechter om te bepalen of ik recht heb op die data/informatie/stukken, en de rechter kan dat alleen controleren als die data/informatie/stukken er nog zijn.
De data mag pas vernietigd worden als de uitspraak van de rechter onherroepelijk is geworden.
Ik baseer mijn verzoek onder andere op de volgende wetgeving en verdragen:
- Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
- Lex-specialis zoals1 de WPG, WJSG, WIV etc
- Wet Openbare Overheid - artikel 5.5 (Woo)
- Europees Verdrag voor de rechten van de mens - artikel 8 (EVRM)
- Handvest van de grondrechten van de Europese Unie - artikel 8 (HGEU)
- Dataprotectieverdrag van de Raad van Europa
Aangezien de scheidingslijn tussen informatie, waarop de AVG, WPG of andere wetgeving van toepassing is, niet zo eenvoudig te bepalen is en sommige documenten, e-mails, direct messages via WhatsApp e.d., etc. zowel AVG als WPG gegevens kunnen bevatten, verzoek ik u één besluit te nemen. Ik verzoek u in de inventarislijst bij of in dat besluit duidelijk te maken wat AVG, WPG of andere type gegevens zijn.
Als bepaalde gegevens gelakt worden of in z’n geheel niet verstrekt worden, dan moet de weigeringsgrond aangegeven worden per paragraaf/onderdeel. Als een document als geheel geweigerd wordt, dan nog moet per paragraaf/onderdeel duidelijk gemaakt worden of het om AVG, WPG of andere gegevens gaat en moet per paragraaf/onderdeel duidelijk gemaakt worden waarom ik geen afschrift van deze paragraaf/onderdeel ontvang.
Ik wijs u erop dat als een document niet op de inventarislijst vermeld wordt - de zwaarste weigering die mogelijk is - daar extreem zwaarwegende redenen voor moeten zijn. Als alleen al de naam van een document informatie bevat die ik niet mag ontvangen, dan nog kan het document op de inventarislijst opgenomen worden en wel met een neutrale naam. Voor het geheel ontkennen van het bestaan van een document bestaat geen weigeringsgrond. Minimaal moet altijd op de inventarisatielijst staan dat een document bestaat en wanneer het document is opgesteld.
Ik verzoek u het besluit te nemen in lijn met het arrest van het hof in Luxemburg van 4 mei 2023 met kenmerk C-487/21.
Ik sta op standpunt dat ik het recht heb op een afschrift van mijn totale dossier. Als u mij slechts toegang verschaft tot mijn dossier door middel van inzage, dan zal ik daar onder protest gebruik van maken. Ik neem dan een deskundige mee die in mijn bijzijn mijn dossier met mij kan bekijken. Ik mag mij tenslotte volgens artikel 2.1. lid 2 van de Algemene Wet Bestuursrecht “ter behartiging van [mijn] belangen in het verkeer met bestuursorganen laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen”. Ik verzoek u dit subverzoek toe te wijzen, of anders de afwijzing goed te motiveren.
Dit verzoek gaat om mijn gehele dossier/alle persoonsgegevens zoals maar niet beperkt tot: rapporten, bejegeningsadviezen, mutaties (voetnoot 1), “stamkaarten” (voetnoot 2), bestuurlijke rapportages, rapportmutaties, vastleggingen van controles, e-mailberichten, briefings, BI/Cognos/Power BI/Tableau-rapportages, adresgegevens, coderingen/labelingen/vinkjes/sterretjes, appjes, smsjes, direct messaging, audio en video-opnames.
Het gaat om alle informatie/persoonsgegevens binnen uw bestuursorgaan. Ook om informatie/persoonsgegevens die onder opgeheven onderdelen verzameld zijn. Het gaat om alle informatie/persoonsgegevens in alle systemen waarmee uw orgaan werkt en werkte. Met persoonsgegevens bedoel ik nadrukkelijk ook politiegegevens en andere bijzondere persoonsgegevens.
Het kan zijn dat u bepaalde documenten/mutaties ingezonden heeft naar het Openbaar Ministerie en dat die documenten/mutaties nu ook onder de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (WJSG) vallen. Dat betekent niet dat u deze gegevens niet hoeft te verstrekken. Ik verzoek u mij deze documenten ook te verstrekken.
De grote hoeveelheid informatie die ik opvraag is geen reden om informatie niet te verstrekken (een zogeheten “buitensporig verzoek”). Nergens in de wet of in de memorie van toelichting of uit de wetsgeschiedenis blijkt zulks. Dan zou het recht op informatie ook relatief zijn. Hoe meer informatie u over mij verzamelt, hoe minder rechten ik dan zou hebben om die informatie te ontvangen. Mijn recht op informatie is echter absoluut.
Voorts wijs ik u erop dat uw orgaan niet zelfstandig mijn informatieverzoek deels en/of zonder overleg met mij buiten behandeling kan stellen omdat het verzoek buitensporig zou zijn. Uw orgaan dient dan in overleg te treden met mij. Deze verplichting is sterk toegenomen door de actualisatie per 1 januari 2024 van artikel 2.1 lid 1 van de Awb (zie ook paragraaf aan einde van dit verzoek). Mocht u mijn verzoek na overleg toch buitensporig vinden, dan kunt u mijn verzoek alleen niet-ontvankelijk verklaren en/of geheel buiten behandeling stellen, waarna het aan de bestuursrechter is om daarover te oordelen. De wet voorziet niet in deels buiten behandeling stellen. Mocht u mijn verzoek toch zelfstandig deels buiten behandeling stellen, dan verzoek ik u goed te motiveren waaraan u denkt die bevoegdheid te ontlenen.
Bij de zoekslag moet niet alleen op mijn naam gezocht worden, maar bijvoorbeeld ook op BSN-nummer, telefoonnummer, e-mailadres etc. In de aanhef zijn de door mij gebruikte gegevens vermeld. Mocht u meer informatie van mij nodig hebben om de zoekslag goed te kunnen uitvoeren, dan verzoek ik u om met mij in contact te treden.
Ik wijs u erop dat het uitvoeren van een goede zoekslag en het samenstellen van een complete inventarislijst geen inspanningsverplichting is, maar een resultaatverplichting.
De zoekslag moet goed beschreven én gedocumenteerd worden in het besluit, omdat anders de bezwaarcommissie en de bestuursrechter niet kunnen toetsen of de zoekslag goed is uitgevoerd.
Ik verzoek u medewerkers bij het uitvragen te wijzen op het feit dat het vernietigen van e-mails, smsjes, appjes etc strafbaar is. Ik verzoek u nadrukkelijk maatregelen te treffen zodat informatie niet onrechtmatig wordt vernietigd; soms kunnen medewerkers er persoonlijk belang bij hebben informatie te vernietigen. Mocht achteraf blijken dat informatie vernietigd is, dan zal ik aangifte doen tegen betrokken medewerker(s).
Voorts heb ik de volgende vragen:
- Heeft uw orgaan toestemming informatie gedeeld met derden? Zo ja, dan ontvang ik graag per informatiedeling welk bevoegd gezag toestemming gevraagd en heeft gegeven.
- Heeft uw orgaan inmiddels informatie over mij verwijderd/vernietigd in strijd met de selectielijsten? Zo ja, welke? En waarom?
- Zijn er code(s) of label(s) aan mijn naam gekoppeld?
- Heb ik vinkjes/sterretjes bij mijn dossier of naam staan die meer dan 75% van de burgers niet heeft?
- Zijn er in het verleden een code/codes/label/labels aan mijn naam gekoppeld (geweest)?
- Heb ik vinkjes/sterretjes bij mijn dossier of naam staan die meer dan 75% van de burgers niet heeft?
Ik verzoek u om binnen de wettelijke termijnen te beslissen op mijn verzoek. Aangezien ik verzoek om één besluit, ben ik akkoord met de langste beslistermijn die voortvloeit uit de van toepassing zijnde wetten (mits inderdaad één besluit wordt genomen).
Als laatste wijs ik u erop dat vanaf 1 januari 2024 in artikel 2:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) een zorgplicht is opgenomen. Het eerste lid bepaalt dat een bestuursorgaan zorg draagt voor passende ondersteuning bij het verkeer met een bestuursorgaan. De zorgplicht betekent dat uw orgaan passende hulp moet bieden aan mij. Als dingen dus niet duidelijk zijn, dan verzoek ik u om in contact met mij te treden.
Met vriendelijke groet,
Voetnoten:
1: inclusief de algemene mutatie waarop stamgegevens/algemene gegevens staan.
2: stamkaart betreft schermen en documenten waarop basisgegevens staan van mijn persoon.