Ik heb een Woo-verzoek ingediend bij een gemeente. Het verzoek gaat over bezwaarschriften rondom een bouwvergunning vanaf 2024 t/m juni 2026. Ik heb heel specifiek gevraagd naar documenten, namelijk bezwaarschriften rondom vergunningaanvragen met betrekking tot bouwen of slopen die afgewezen zijn. Eerst kreeg ik een mail van de Woo-coördinator over een preciseringverzoek maar ik merkte dat het ging om de periode ipv de inhoud van documenten of bepaalbaarheid van documenten. Ik belde de desbetreffende medewerker en gaf aan dat een preciseringverzoek bedoeld is om mijn verzoek duidelijk te krijgen, niet om te zorgen dat ik de periode nog verder kan inkorten. Ik vroeg dan ook om rectificatie want het bleek namelijk wel duidelijk te zijn welke documenten ik verzoek. Die rectificatie heb ik per mail gekregen waarin expliciet is toegegeven dat mijn verzoek duidelijk is en dat het preciseringverzoek is ingetrokken. Tot mijn verbazing krijg ik nu weer een mail van de medewerker waarin staat na overleg met de afdeling dat het zou gaan om duizenden documenten (geen idee hoe maar oké) en dat het verzoek dusdanig belastend is voor de gemeente. Ik zou het verzoek nog veel verder moeten beperken of anders zou het buiten behandeling worden gesteld.
Ik snap het echt niet, je kan toch niet enkel op basis van de omvang een verzoek buiten behandeling stellen omdat het volgens de gemeente te belastend is voordat ze überhaupt ermee aan de slag zijn gegaan?
Wat moet ik nu ook doen gezien ze expliciet hun eerdere precisering hebben ingetrokken en hebben toegegeven dat het verzoek wel duidelijk is? Zijn er belangrijke dingen of jurisprudentie die mijn standpunt ondersteunen dat omvangrijk geen beletsel is opzich zelf?
Zojuist gebeld met de Woo-coördinator en het verhaal uitgelegd en ik krijg te horen: ‘ik stuur u een specificeringsverzoek niet precisering’. Ik vroeg wat wilt u bereiken middels specificering dan? En ik krijg te horen: ‘dat u misschien een jaar minder opvraagt’. Ongelofelijk. Ik krijg zelfs te horen dat hij zoveel documenten niet zal controleren, dat kost te veel tijd. Ik vroeg specifiek welke bepaling in de Woo u de bevoegdheid geeft om mijn verzoek buiten behandeling te stellen enkel omdat het omvangrijk is? Dit kon de Woo-coördinator niet vertellen, alleen dat er wellicht jurisprudentie is. Ook zei hij: ‘dan ga je maar in bezwaar en naar de rechter als je het er niet mee eens bent’. Kan ik iets ondernemen om dit te voorkomen? Hier wordt gewoon misbruik gemaakt van bevoegdheden. Er wordt toegegeven dat enkel op basis van de omvang het verzoek niet in behandeling zal worden genomen en dat ik het maar bij de rechter moet aanvechten. Schandalig.
Op grond van artikel 4.1, vijfde en zesde lid, van de Woo kan een bestuursorgaan een Woo-verzoek dat onvoldoende is gespecificeerd en te algemeen is geformuleerd, buiten behandeling laten. Daarvoor geldt echter wel dat de verzoeker eerst in de gelegenheid moet worden gesteld om het verzoek nader te preciseren. Het enkele feit dat een verzoek veel documenten of informatie omvat, betekent dus niet dat het verzoek daarmee automatisch als te algemeen kan worden aangemerkt.
De Woo kent bovendien een afzonderlijke regeling voor omvangrijke of complexe verzoeken. Op grond van artikel 4.2a Woo kan een bestuursorgaan, wanneer het vanwege de omvang of complexiteit van een verzoek niet mogelijk is om binnen de daarvoor geldende termijn tot een volledige beslissing te komen, de openbaarmaking spreiden over meerdere deelbesluiten. Daarmee biedt de wet een mogelijkheid om een omvangrijk verzoek beheersbaar af te handelen, zonder dat het verzoek in zijn geheel buiten behandeling hoeft te worden gelaten.
Dat onderscheid speelde ook een belangrijke rol in een uitspraak van de Rechtbank Limburg. In deze zaak probeerde een gemeente een omvangrijk Woo-verzoek buiten behandeling te laten. De gemeente voerde daarbij onder meer aan dat de omvang van het verzoek een te zware belasting voor het ambtelijke apparaat zou vormen en de normale werkzaamheden van de gemeente zou kunnen ontregelen. De rechtbank ging daarin niet mee. In de zaak ging het om een onderneming die zich benadeeld voelde door een besluit van de gemeente en vervolgens inzicht wilde krijgen in de wijze waarop dat besluit tot stand was gekomen. De rechtbank benadrukte dat een verzoeker in een dergelijke situatie in beginsel het recht heeft om de informatie op te vragen die betrekking heeft op de totstandkoming van het betreffende besluit. Dat een dergelijk verzoek omvangrijk is en voor het bestuursorgaan veel werk met zich meebrengt, maakt op zichzelf nog niet dat het verzoek buiten behandeling mag worden gelaten.
De Woo biedt juist mogelijkheden om met de omvang van een verzoek om te gaan. Zo kan de besluitvorming, binnen de wettelijke mogelijkheden, worden verdaagd en kan de openbaarmaking bij omvangrijke of complexe verzoeken worden verspreid over meerdere deelbesluiten. Op die manier kan het bestuursorgaan de werklast over een langere periode verdelen, zonder het recht op toegang tot overheidsinformatie volledig terzijde te schuiven.
De kern is daarom dat de omvang van een Woo-verzoek op zichzelf geen grond vormt om het volledige verzoek buiten behandeling te stellen. Wanneer een verzoek voldoende concreet is omschreven, zal het bestuursorgaan het verzoek in beginsel inhoudelijk moeten behandelen. Als de hoeveelheid informatie de afhandeling bemoeilijkt, biedt artikel 4.2a Woo een instrument om de openbaarmaking gefaseerd en via meerdere deelbesluiten te laten plaatsvinden.
In 2024 deden we een jurisprudentieonderzoek naar het buiten behandeling stellen van ‘onredelijke’ verzoeken door bestuursorganen. We onderzochten twee punten: (1) lukt het bestuursorganen om ‘onredelijke’ verzoeken opzij te zetten en (2) schieten ze hierin niet door. Ook bekeken we hoe rechters deze besluiten toetsen.