Mag vernietigen mailboxen bestuuders en ambtenaren bij uit dienst?

Vragen
, ,
1

In een Woo-besluit lees ik het volgende:

Ook is aan ICT gevraagd of de mailboxen en dergelijke van oud-bestuurders en oud-medewerkers nog beschikbaar waren. Uw verzoek omvat namelijk meerdere collegeperiodes. Hieruit kwam naar voren dat de mailboxen zijn verwijderd en dat de gegevens op de werktelefoons van oud bestuurders gewist zijn , omdat deze telefoons weer in gebruik genomen zijn door nieuwe collega’s. Uitzondering hierop vormt de mailbox van één oud wethouder , die nu weer raadslid is , en de mailbox en telefoon van oud burgemeester NAAM1. De mailbox en de werktelefoon van de oud burgemeester zijn doorzocht. Daarnaast heeft betreffende oud wethouder zijn mailbox doorzocht.

en

Wij hebben geen sms-berichten aangetroffen. Daarnaast zijn de mailboxen en telefoons van de oud bestuurders verwijderd respectievelijk gewist. Hierdoor hebben wij niet meer kunnen achterhalen , of er communicatie heeft plaatsgevonden. Uitzondering hierop vormt de mailbox van oud wethouder NAAM2 en de mailbox en werktelefoon van oud burgemeester NAAM1. Ten aanzien van de mailbox van genoemde oud wethouder zijn geen stukken gevonden. Ten aanzien van de oud burgemeester zijn wel stukken aangetroffen. Hierover overwegen wij later meer.

Het betreft een Woo-besluit over documenten over de periode vanaf 6 jaar geleden tot verzoekdatum (kenmerk 02330000149773).

In mijn beleving bevatten de mailboxen en telefoons van een bestuurder zoals wethouder voornamelijk berichten over bestuurlijke aangelegenheden, met een soms langjarige bewaartermijn zoals over vergunningen. Die zullen mogelijk deels bij nog in dienst zijnde ambtenaren terug te vinden zijn, maar kunnen ook rechtstreeks met de buitenwereld uitgewisseld zijn.

Maar ook mailboxen van oud-ambtenaren zouden voornamelijk over bestuurlijke aangelegenheden moeten gaan, naast een bijeenkomst over de personeelsvereniging. Ook zal ongetwijfeld een deel bij nog in dienst zijnde ambtenaren terug te vinden zijn die in de Cc: stonden, maar het is niet ongebruikelijk dat berichten zoals informatievragen rechtstreeks tussen een ambtenaar en een burger uitgewisseld worden.

Is het gangbaar en toegestaan om alle informatie uit werktelefoons en werk-mailboxen van bestuurders en ambtenaren te vernietigen na afloop van de betrokkenheid / dienstverband?

2

Om te beginnen: integrale vernietiging van de inhoud van mailboxen en telefoons van (oud-)bestuurders kan nooit in overeenstemming met de Archiefwet zijn.

Helaas is het wel ‘gangbaar’, in de zin dat het regelmatig gebeurd dat e-mails en zeker telefoons niet goed gearchiveerd worden.

Er vanuit gaande dat de verzoeker aannemelijk kan maken dat bepaalde correspondentie moet hebben bestaan voordat deze gewist werd.

Dan zijn er juridisch twee opties om aan de stukken te komen:

  • inschakelen IT-specialist om ‘verdwenen’ mails toch nog boven tafel te halen (zal bestuursorgaan niet snel doen, tenzij rechter daartoe opdracht geeft, wat deze dus alleen zal doen als de verzoeker heeft aangetoond dat aannemelijk is dat de betreffende communicatie heeft bestaan)
  • de correspondentie door het bestuursorgaan laten opeisen bij derden die er nog wel over beschikken (binnen of buiten de overheid). Deze mogelijkheid volgt uit artikel 4.2, tweede lid van de Woo:

‘Indien het verzoek betrekking heeft op informatie die op grond van enig wettelijk voorschrift bij het bestuursorgaan had behoren te berusten, vordert het bestuursorgaan de gevraagde informatie van degene die over de informatie beschikt. Degene die over de gevraagde informatie beschikt, verstrekt deze per omgaande aan het bestuursorgaan.’

Ook hier geldt uiteraard weer dat de verzoeker aannemelijk zal moeten maken dat de correspondentie heeft bestaan. Dat zeg ik nu voor de derde keer omdat het echt cruciaal is :slight_smile:

Succes!