Het is nog regelmatig een punt van discussie tussen bestuursorganen en Woo-verzoekers: is de verzoeker verplicht om de ‘bestuurlijke aangelegenheid’ van het Woo-verzoek te omschrijven?
Wat is ‘bestuurlijke aangelegenheid’ en waarom bestaat het?
Bestuurlijke aangelegenheid is feitelijk niet meer dan een duur woord voor ‘onderwerp’. Praktisch belang van het omschrijven van het onderwerp van je verzoek, is:
- dat het anders voor de overheid niet duidelijk is welke documenten ze moeten verzamelen.
- welke delen van documenten je wilt hebben, als het in die documenten over meerdere onderwerpen gaat (scheelt werk bij het lakken, want die overige delen zijn dan ‘buiten reikwijdte’ en kunnen om die reden geheel gelakt worden)
Principielere reden is het voorkomen van misbruik: zo oordeelde de rechtbank Utrecht dat een verzoeker die simpelweg alle correspondentie van twee met name genoemde ambtenaren wilde geen bestuurlijke aangelegenheid had genoemd. Dan gaat het niet meer om bepaald beleid maar om het pootje lichten van deze ambtenaren, en dat is misbruik.
Dan is er nog de wat minder fraaie reden dat sommige overheden het argument ‘bestuurlijke aangelegenheid’ bewust proberen in te zetten om jou als verzoeker te dwingen je in de kaarten te laten kijken of je verzoek te laten inperken.
Moet ik het onderwerp altijd vermelden?
Volgens de letterlijke tekst van de Woo lijkt het niet in alle gevallen nodig om de ‘bestuurlijke aangelegenheid’ te benoemen. Daar staat namelijk, in artikel 4.1, vierde lid: ‘De verzoeker vermeldt bij zijn verzoek de aangelegenheid of het daarop betrekking hebbende document, waarover hij informatie wenst te ontvangen.’
Kortom, je kunt ook simpelweg om een specifiek document vragen en dat is dan genoeg toch? Als je niet nader genoemde stukken over een bepaald onderwerp wilt ontvangen, dan moet je dat onderwerp natuurlijk wél omschrijven.
Maar de hoogste rechters bij de Afdeling bestuursrechtspraak hebben toch nog een manier gevonden om ons te verplichten om zelfs als we om een beperkt aantal specifieke documenten vragen te vermelden wat het onderwerp van ons verzoek is. In deze uitspraak stellen de rechters dat bij een document dat betrekking heeft op meerdere onderwerpen, je duidelijk moet maken om welke van die onderwerpen het je te doen is. Dit geldt bijvoorbeeld over een verslag van een vergadering waarbij meerdere onderwerpen op de agenda stonden.
Zelfs al had de verzoeker in die zaak tien documenten specifiek genoemd, negen van die tien hoefde de overheid niet in behandeling te nemen, omdat ze over meerdere onderwerpen gingen.
Een uitermate problematische uitspraak. Wie in algemene zin wil weten wat het hoogste overlegorgaan binnen een overheidsinstantie zoal bespreekt, moet precies weten wat er op de agenda stond om dat stuk in zijn geheel te pakken te kunnen krijgen. Het is verstoppertje spelen op hoog niveau.
Ja, voor de zekerheid wel
Maar voorlopig hebben het ermee te doen en is het dus verstandig om, zelfs als je om een beperkt aantal specifieke documenten vraagt (of zelfs 1), toch het onderwerp te beschrijven.
Onze tip: hou het in deze gevallen breed, zodat alle documenten die je specifiek opvraagt er volledig binnengevallen. Anders krijg je straks toch weer dat delen van die documenten als ‘buiten reikwijdte’ worden beoordeeld.