Overheden mogen informatie weigeren als openbaarmaking het ‘goed functioneren’ van de overheid zou bedreigen. De wetgever bedoelde dit voor specifiek omschreven gevallen, maar in de praktijk proberen overheden dit ver op te rekken.
Goed functioneren van de Staat en persoonlijke beleidsopvattingen
Een aantal soorten documenten die overheden regelmatig weigeren openbaar te maken met verwijzing naar deze weigergrond zijn: communicatie tussen bewindspersonen, communicatie van bewindspersonen met politiek adviseurs, communicatie van ambtenaren met gekozen politici, concepten.
Conceptdocumenten zijn niet-definitieve versies van documenten. Van sommige conceptdocumenten bestaat een definitieve versie, van sommige niet (die zijn blijven steken in de conceptfase).
Concepten worden geweigerd zowel vanwege persoonlijke beleidsopvattingen als vanwege de i-grond.
Uit uitspraken van rechters weten we dat zij wel van bestuursorganen eisen dat ze goed onderbouwen waarom in het concrete geval openbaarmaking het goed functioneren van hun organisatie zou bedreigen. Rechters gaan niet akkoord met de algemene uitleg dat bepaalde typen documenten, zoals concepten, nooit openbaar kunnen worden om het goed functioneren van de overheid te beschermen. Er moet specifiek worden onderbouwd waarom er zich iets bijzonders voordoet.
Als je niet specifiek om conceptversies van documenten vraagt, dan krijg je alleen versies die als bijlage bij e-mails zitten. Meestal heb je hier genoeg aan. Het is dan niet nodig om apart naar conceptversies te vragen.
Uitgangspunten beoordeling concepten
Het standpunt van SPOON t.a.v. concepten is - in overeenstemming met de jurisprudentie:
-
dat conceptdocumenten niet mogen worden geweigerd om het enkele feit dat het conceptdocumenten zijn of om algemene reden die de overheid aanvoert om conceptdocumenten te willen weigeren, zoals verwarring die zou ontstaan in de samenleving
-
dat informatie in conceptversies die ook in latere of de definitieve versies van documenten staat niet openbaar hoeft te worden gemaakt (scheelt in de beoordelingslast)
-
dat feitelijke of andere objectieve informatie in conceptversies die afwijkt van latere of de definitieve versies van documenten altijd openbaar moet worden gemaak
-
dat wanneer er geen definitieve versie van een document bestaat, de laatste conceptversie in beginsel openbaar dient te worden (andere uitzonderingsgronden daargelaten)
-
dat persoonlijke beleidsopvattingen in conceptversies die NIET zijn gericht aan bestuurders geweigerd mogen worden, tenzij deze met het oog op democratische bestuursvorming openbaar moeten worden omdat zij een belangrijke aanvulling geven op de totstandkoming van besluitvorming
-
dat persoonlijke beleidsopvattingen in conceptversies die WEL zijn gericht aan bestuurders geweigerd mogen worden, tenzij deze met het oog op democratische bestuursvorming openbaar moeten worden omdat zij een belangrijke aanvulling geven op de totstandkoming van besluitvorming
-
dat puur grammaticale of tekstuele wijzigingen die geen inhoudelijke wijziging inhouden als persoonlijke beleidsopvattingen kunnen worden beschouwd, maar dat dit afhankelijk is van de specifieke omstandigheden (éém veranderd woord kan de betekenis van een zin geheel wijzigen)
-
dat conceptdocumenten waaraan personen of organisaties van buiten de overheid aan hebben bijgedragen niet kunnen worden geweigerd voor openbaarmaking om de reden dat het conceptdocumenten zouden zijn