Bij ons WOO wil de gemeente geen interne mails, agenda-afspraken , concept- documenten, afdelingsverslagen en informatie aan bestuurders opleveren. Ook al staan deze vermeld in andere (wel openbare) verslagen. Er is aan de rechter een verklaring door de gemeentesecretaris afgegeven dat alles intern mondeling geschiedt en daar geen aantekening van wordt bijgehouden. In de zitting bij de rechter heb ik gezegd: zo werkt een gemeente niet. Als er geen afdelingsoverleggen zijn , moeten de individuele werknemers zelf notulen maken, en/of zelf mails bijhouden en/of in computersystemen de voortgang bewaken. Ook bij de leidinggevende zal ook inzicht moeten hebben op de voortgang en afdoening van processen, alleen al als sprake is van vervanging, zoals bij ziekte of ontslag. Dat kan alleen via documenten of informatiesystemen. Hoe moeten wij hier mee omgaan?
Je moet voor de rechter aannemelijk maken dat er wel iets op papier bestaat. ik zou daarvoor eens kijken in de archiefwet, in samenhang met de selectielijsten, om te zien of de informatie waar je om vraagt archiefwaardig is. Als dat zo is, zou het wel ongeloofwaardig worden als er geen documenten zijnā¦
Archivering
Het klinkt inderdaad als ongeloofwaardig en onzorgvuldig. Mogelijk is dit een evidente schrijffout van de gemeentesecretaris of een verkeerde interpretatie van diens tekst door de starter van dit topic.
Selectielijsten moeten er zijn conform artikel 5 Archiefwet 1995 lid 1:
De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.
Maar er zijn geen stukken
De archiefwet gaat over de bewaarplicht, maar gaat er echter wel van uit dat er documenten gemaakt worden: is er een opstelplicht.
Het maken van documenten is noodzakelijk als het besturingsproces leidende tot een besluit gedocumenteerd moet zijn en in lijn met artikel 1 en 2 Archiefwet bewaard blijft, zodat herleidbaarheid en controleerbaarheid mogelijk zijn. Niet alleen democratische controle of voor de aanbestedingswet, maar ook voor andere regels die ook voor niet-overheden gelden zoals de arbeidstijdenwet (bijvoorbeeld meer uren per dag dan toegestaan), belastingen (btw-ontwijking) of strafrecht (bijvoorbeeld omkoping, bevoordeling).
Voor het totstand komen van besluiten werkt men met Awb 3:2:
Bij de voorbereiding van een besluit vergaart het bestuursorgaan de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen.
Als de interne mails, agenda-afspraken, concept-documenten, afdelingsverslagen en informatie aan bestuurders niet werken aan besluiten, dan is dat een verspilling van gelden. Een incidenteel praatje bij de koffie-automaat zal niet vastgelegd worden.
In de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 (geen idee of laatste is) is vanaf pagina 23 een lijst te vinden van processen en hun vernietigingstermijn.
Een mogelijke toepasselijk voorbeeld is 19.1.9: 1 jaar vernietigingstermijn voor āagenda, verslag van intern ambtelijk overlegā zijnde āoverleg zonder beleidsmatige besluitvormingā. Voor ambtelijk besluitvorming geldt 19.1.8: 20 jaar voor āagenda, verslag en besluitenlijst van ambtelijk besluitvormingā.
Een lijst van wetten is te vinden in bijlage 3 van eerder genoemde selectielijst. Afhankelijk van het onderwerp van je Woo-verzoek kun je daar snel de relevante regels terugvinden waar men zich aan dient te houden. Hier staan ook regels tussen dat er een administratie moet zijn.
Het opvallende is dat de beschreven situatie vermeldt dat er GEEN stukken zijn. Voor mezelf als persoon is daarom een redeneerlijn het gemakkelijkst waarbij met een bewijs uit het ongerijmde (āreductio ad absurdumā) gewerkt kan worden.
Ik zou een redeneerlijn volgen:
- ten eerste is er een vermelding dat een stuk XYZ bestaat, namelijk in (voorbeeld) te vinden in bijlage 123. Dit is het meest evident en makkelijk te toetsen door de rechter. Een enkel tegenvoorbeeld verwerpt de zwart-wit stelling.
- ten tweede volgt uit de volgende wetten A, B en C dat de gemeente een wettelijke plicht heeft om deze stukken op te stellen (nog los van bewaartermijn). Het structureel niet opstellen, laat staan niet-bewaren, van dergelijke stukken zou in strijd zijn met deze wetten.
- ten derde volgt uit de BW artikel 2:10 voor alle organisaties - inclusief overheden - dat vergaderingen en besluiten schriftelijk vastgelegd moeten zijn, inclusief notulen en interne memoās, voor het voeren van een deugdelijke en controleerbare administratie (afhankelijk van het onderwerp Woo-verzoek).
Je kunt eventueel nog procesdocumentatie kunnen opvragen via de Woo of misschien kunnen vinden via Google waaruit blijkt dat de gemeente voorschrijft bijvoorbeeld gebruik te maken van een digitaal agendasysteem. Dit zou wel erg ver gaan omdat best wel evident is dat een situatie zoals geschetst tot onrust zou leiden in de gemeenteraad, hetzij doordat partijen zelf wakker worden, hetzij doordat een journalist deze uiting van de gemeentesecretaris gaat voorleggen aan raadsleden. Ook hier weerlegt een enkel tegenvoorbeeld de stelling.
Een eenvoudiger voorbeeld is als je een voorbeeld hebt dat iemand via een digitaal agendasysteem zoals Outlook of Google van de gemeente een bevestiging voor een afspraak heeft gekregen.
Een goede bezwaarschriftencommissie of rechter zal ook vragen aan de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan hoe ze zonder agenda-afspraken interne meetings beleggen, en vervolgens inzoomen op het proces via vragen zoals:
- hoe onthouden ambtenaren dan interne afspraken om ergens op een bepaald tijdstip te zijn?
- hoe voorkomen ambtenaren dat als ze voor andere afspraken wel een digitale agenda gebruiken dat ze dubbele afspraken hebben?
- is het laten onthouden van agenda-afspraken wel een efficiente besteding van de overheidsgelden?
Het is niet ongehoord dat er bij bezwaarschriftencommissie dan gesuggereerd wordt om via een herstelbesluit alsnog nog eens goed te zoeken vooraleer er een advies komt. En het is niet ongehoord dat de ambtelijke organisatie daarmee instemt.
Een goede uitvoering van de zoekslag is hierdoor niet goed gemotiveerd. Daarnaast rijst de vraag of de gemeenteraad gehinderd is in haar democratische controletaak.
Is er sprake van wantrouwen?
Een wantrouwende burger zou bewust in de aanloop naar een discussie alvast dergelijk materiaal verzorgen, net zoals statements dat er geen WhatsApp gebruikt wordt weerlegd kunnen worden als een ambtenaar ooit via WhatsApp op een aangelegenheid heeft gereageerd.
Het is wel een ronduit lelijke manier van met elkaar omgaan omdat het de idealen van de overheid als baken van rechtvaardigheden ondergraaft en weinig wederzijds respect toont. Een moreel dilemma omdat je dan werkt vanuit een hinderlaag.
Dit dilemma hangt samen met de asymetrie in de positie tussen overheid en Woo-verzoeker: de overheid zit op de data, faciliteert de toegang en heeft een uitgebreid en langjarig juridisch geheugen. De verzoeker kent alleen zijn eigen (meestal eenmalige) proces, staat juridisch en financieel zwakker en weet niet altijd precies wat hij zoekt om zijn rechten te krijgen.
Ik heb geen idee of het nuttig is om deze zorg te benoemen, maar probeer het zelf meestal toe te passen door wel een subtiel doorkijkje te geven zodat een oprecht geinteresseerde lezer dit kan oppikken en zo escalatie kan voorkomen. Geen idee of dat gangbaar ofmaatschappelijk netjes is, maar het ontlast mijn geweten.
Ook zou een burger die niet zeker is van de juiste uitvoering van processen dergelijke bewijsstukken druppelsgewijs ter beschikking stellen om zo telkens opnieuw de kwaliteit van de zoekslag te kunnen toetsen. Journalisten houden om die reden ook wel eens stukken achter de hand die ze niet verwerken in hun artikel, maar die wel een eventueel ontkennende reactie op een publicatie kunnen ontkrachten (en zo weer leiden tot een nieuwe publicatie). Ook voor kwaliteitskranten is dit een geaccepteerde en effectieve journalistiek werkwijze.
Bedankt voor het antwoord
Ter aanvulling: de gemeente zegt dat er geen officiele notulen worden gemaakt van bijeenkomsten etc. Dat moet haast wel betekenen dat de individuele betrokkenen hiervan wĆ©l notulen maken. Hoe moeten zij anders onthouden wat is afgesproken en dit vervolgens omzetten in acties. De Woo is niet beperkt tot āofficieleā verslagen. Ook als er post-its, notitieblokjes of wat voor papieren documenten of eigen ānote-takersā of wat dan ook zijn gebruikt, dit valt allemaal onder de Woo, de āstatusā van een document is niet relevant. Uit de antwoorden van de gemeente valt niet op te maken dat ze deze mogelijkheid hebben overwogen, laat staat hiernaar hebben gezocht, en bij collegaās om gevraagd.