Ik heb een Woo-verzoek ingediend bij een grote gemeente. Ik heb heel duidelijk aangegeven welke documenten ik wilde ontvangen. Desondanks krijg ik van de Woo-coördinator een preciseringsverzoek omdat het om heel veel documenten zou gaan. Vervolgens geeft de Woo-coördinator aan één maand later een afspraak in te willen plannen met een andere medewerker die mij eventueel uitleg kan geven. Ik vind dit volstrekt apart. Ik heb specifiek gevraagd wat er onduidelijk is aan mijn verzoek want het lijkt erop dat het wel gewoon duidelijk is welke documenten ik verzoek, maar dat het te veel is naar mening van de gemeente. Ik heb de gemeente erop aangesproken dat de Woo het bestuursorgaan verplicht om behulpzaam te zijn bij een precisering, dit is echter totaal niet het geval als ik vraag wat er onduidelijk is aan mijn verzoek. De Woo-coördinator geeft aan dat het gewoon veel documenten zijn, omdat er veel meldingen zijn gemaakt. Ik vind dit heel raar omdat er een onderscheid is tussen een omvangrijk verzoek en een onduidelijk verzoek. De gemeente zit hier dus een preciseringverzoek te sturen terwijl het verzoek omvangrijk maar wel bepaalbaar is.
Ik ben van mening dat hier misbruik van bevoegdheid plaats vindt, er wordt nu onredelijk één maand vertraagd, waarom één maand? Omdat de desbetreffende persoon van de gemeente op verlof is. Dat vind ik eerlijk gezegd een zwak excuus en voor rekening komende aan de gemeente. Je kan als gemeente ook iemand anders aan laten schuiven. Daarnaast kon je ook gewoon verdagen in plaats van de termijn opschorten want nu wordt een preciseringverzoek gebruikt om tijd te winnen zodat een persoon aanwezig kan zijn terwijl het verzoek helder is. Ik heb al expliciet benadrukt dat ik niet akkoord ga en gewoon schriftelijk een duidelijk preciseringverzoek ontvang, mochten ze echt vragen hebben. Wat als ik na de 4 weken een ingebrekestelling stuur en vervolgens in beroep moet gaan. Zal de rechter ook toetsen of het bestuursorgaan wel terecht de termijn heeft opgeschort en zo niet wat voor gevolgen heeft dat voor eventueel beroep?
Deze vraag - wordt hier op onjuiste gronden een preciseringsverzoek gedaan en een preciseringsgesprek noodzakelijk geacht? - is volkomen terecht. Een voldoende duidelijk maar omvangrijk verzoek behoeft geen precisering. En als de noodzaak tot precisering gesteld wordt, dan dient dit binnen twee weken na ontvangst van het verzoek onderbouwd te worden. (Niet pas na meer dan een maand.) Vervolgens dient het bestuursorgaan inderdaad behulpzaam te zijn bij de precisering. Maar nogmaals, dat lijkt hier niet aan de orde.
Onder de geschetste omstandigheden is geen sprake van rechtsgeldige opschorting van de termijn door het bestuursorgaan, blijven de wettelijke beslistermijnen dus gewoon doorlopen en kan de verzoeker na 4 weken of (als er is verdaagd) na 6 weken een ingebrekestelling sturen. Mocht het bestuursorgaan vasthouden aan de precisering, dan zal de rechter daar wel naar kijken, maar die zal in beginsel tot de conclusie komen dat de precisering onterecht of te laat is geëist.
Wat wel aan de orde kan zijn bij een omvangrijk doch voldoende precies verzoek, is een concretiseringsgesprek of een prioriteringsgesprek.
Een concretiseringsgesprek is een gesprek waarin wordt bekeken of binnen de reikwijdte van het verzoek alle documenten die hieronder vallen daadwerkelijk nodig zijn voor de informatiebehoefte van de verzoeker. Dit kan leiden tot een vrijwillige inperking van het verzoek door de verzoeker, al dan niet voorlopig of definitief. Anders dan bij een preciseringsverzoek is dit niet verplicht. De verzoeker kan reden hebben gewoon vast te houden aan de oorspronkelijke omvang van het verzoek. Uiteraard kan dit wel gevolgen hebben voor de behandelduur van het verzoek en wat eventueel op enig moment na een beroep niet-tijdig beslissen de rechter daarvoor redelijk acht.
Een prioriteringsgesprek is een gesprek waarin wordt afgesproken een deel van de onder het verzoek vallende documenten als eerste te behandelen en openbaar te maken. In beginsel dient het eerste deelbesluit dan binnen de wettelijke termijnen te worden genomen en latere deelbesluiten op een nader overeen te komen datum.