Na een Woo-verzoek in 2023 bij het OM Limburg bleek na bezwaar dat een opgevraagd fysiek dossier uit het rijksarchief te Winschoten na aflevering bij het Parket Limburg geheel was verdwenen. Het dossier werd wel gevonden, doorgestuurd, afgeleverd en er werd zelfs voor getekend. Zie hieronder de notitie van het Arrondissmentsparket Limburg van 2 mei 2023. Beroep werd niet ingediend.
In 2025 is een melding annex klacht ingediend om opheldering te verkrijgen of het dossier inmiddels was gevonden of wat er was gedaan om het nog boven water te krijgen. Het ministerie BZK (archiefwet) stuurde de melding/klacht door naar het ministerie J&V, die vervolgens een half jaar niet reageerde. Inmiddels loopt er dus een klacht bij de Nationale Ombudsman.
Vraag:
Klopt het dat er geen digitale en/of analoge kopieën worden gemaakt van fysieke dossiers die onder de archiefwet zijn gearchiveerd en na een verzoek worden opgestuurd? Kent iemand de te volgen procedure?
Welke opties zijn er verder om het dossier boven water te krijgen?
De Archiefwet valt niet onder onze kernexpertise, maar als de vraag gaat over de verhouding tussen de Archiefwet en de Woo, dan is onze kennis vaak wel toereikend en zullen we je vraag zo goed mogelijk beantwoorden. Voor vragen die alleen over de Archiefwet gaan kan het zijn dat andere gebruikers van het Woo-Forum hier een helpende hand kunnen bieden.
Dat gezegd hebbende, kun wij wel het volgende naar voren brengen.
Hetgeen dat is gebeurd is in strijd met artikel 4.1a van de Woo:
Artikel 4.1a Borgen behoud documenten
Het bestuursorgaan waarborgt het behoud van de documenten waarop een door hem ontvangen verzoek betrekking heeft.
Dat zou wat ons betreft moeten beteken dat niet lichtzinnig de conclusie mag worden getrokken dat het dossier definitief kwijt is. Uit de notitie blijkt niet dat alle mogelijke inspanningen zijn verricht om het dossier weer boven tafel te krijgen.
Wij zouden ons nog kunnen voorstellen dat een klacht bij de Archiefinspectie (Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed) hier nuttig kan zijn. Zij kunnen onderzoek naar een dergelijke kwestie verrichten en hebben daarop meer specifieke expertise dan de Ombudsman.
Dank voor de informatie. De Archiefinspectie was mij onbekend, daarom is de klacht/melding in eerste instantie bij het ministerie BZK ingediend. De klacht bij de Nationale Ombudsman is ingediend omdat het ministerie J&V niet reageerde, ook niet na rappel.
