Onze vereniging heeft namens de secretaris een Woo-verzoek ingediend bij de gemeente. Wij zijn een kleine vereniging met weinig leden en veel sympathisanten ingeschreven bij de KvK als Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid.
Na het indienen van onze aanvraag en een eerste gesprek daarover op het gemeentehuis met o.a. de burgemeester is afgesproken en vastgelegd dat alle schriftelijke correspondentie via de secretaris van de vereniging - wiens adres bij de KvK vermeld wordt - zal lopen. Deze heeft vervolgens ook schriftelijk laten weten dat de gesprekken over het Woo-verzoek gevoerd zullen worden door twee specifiek genoemde leden van onze vereniging.
Nu worden wij, desondanks, in de e-mailwisselingen over ons Woo-verzoek bestookt met vragen over onze vereniging en onze vertegenwoordiging.
Bijvoorbeeld om de gemeente te voorzien van een uittreksel van de KvK zodat men ‘een actueel beeld heeft wie onze vereniging vertegenwoordigt, naast … de personen die we natuurlijk hebben gesproken.’ Een andere terugkerende opmerking is ‘dat we nog geen bewijs hebben ontvangen waaruit we kunnen concluderen welke personen bevoegd zijn om uw vereniging te vertegenwoordigen.’
Wij hebben op deze vragen/opmerkingen geantwoord door te verwijzen naar de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en de gemaakte afspraken en we hebben aangegeven geen ledenlijst te zullen overleggen.
Wanneer is een gemachtigde verplicht voor het in behandeling nemen van een verzoek?
Het bestuursorgaan heeft daar niets over gemeld en ook niet laten weten dat deze vragen mogelijk een formele behandeling in de weg staan.
Wat een gotspe. Ik ben vrijwilliger bij een kleine stichting, en hier is nooit enige discussie over. Pas als we in bezwaar gaan, ondertekent het bestuur het bezwaar. Ze hebben er ook niets mee te winnen omdat iedereen een Woo-verzoek mag indienen. In die zin zou ik me ook even goed afvragen of je ook echt je formele vehikel wil inzetten, maar als je verwacht te zullen gaan procederen omtrent het verzoek dan moet je op een zeker moment wel echt vanuit de rechtspersoon gaan handelen.
Er zit geloof ik wel een verschil in prijskaartje tussen de rechtsgang voor juridische entiteiten en privepersonen. Bij juridische entiteit EUR 385 en privepersoon EUR 194 (tarieven 2025).
Het lijkt me wel verstandig om het Woo-verzoek van begin tot einde vanuit 1 naam te doen. Het is een individueel recht en het finale besluit is voor de betrokken individu of rechtspersoon ook het finale besluit.
De beschreven situatie herken ik op hoofdlijnen wel uit twee gevallen waarbij ook de gemeenteraad niet overwegend per se fan van openbaar maken informatie was voor zover ik dat kan en mag beoordelen. Echter, de meeste leden/sympathisanten/donateurs wilden niet met naam en toenaam bekend worden. Feitelijk is daar ook geen reden of verplichting voor onder de Woo.
Het kan zijn dat de gemeente wil weten wie de vereniging rechtsgeldig mag vertegenwoordigen. Dat is op zichzelf een legitieme vraag. De gemeente wil daarmee voorkomen dat er personen acties ondernemen in naam van een vereniging (of bedrijf/organisatie) zonder dat ze hiertoe bevoegd zijn, en zonder dat de vereniging hier weet van heeft.
Door een uittreksel van de Kamer van Koophandel op te sturen, kan de gemeente zien wie de bestuurders zijn. Als dat andere personen zijn dan degenen van wie jullie graag zouden zien dat zij de vereniging bij dit Woo-verzoek vertegenwoordigen, dan moeten de bestuurders van de vereniging in een kort briefje deze andere personen machtigen om in deze procedure namens de vereniging op te treden. De bestuurders kunnen er ook voor kiezen om deze personen voor alle Woo-procedures (in een bepaalde periode) te machtigen. Voor de zekerheid: deze personen hoeven geen advocaat te zijn.
Het is goed voorstelbaar dat je de indruk hebt dat de gemeente het jullie onnodig moeilijk maakt. Zeker als zij verder geen enkele reden hebben om te twijfelen aan de vertegenwoordiging van de vereniging. Maar ze staat wel in haar recht om dit te vragen. Dus het is verstandig om een uittreksel en eventuele machtiging toe te sturen. Dan staan jullie des te sterker om echt ongepaste of zelfs onrechtmatige vragen of vertraging terzijde te schuiven.
Dank aan SPOON dat jullie antwoord zoals telefonisch besproken nu ook op het forum staat.
@eiland en @mty10: onze eerste reactie was ook dat we dat niet gingen doen omdat iedereen een Woo-verzoek mag indienen en de leden van de vereniging al jarenlang bekend zijn bij de gemeente.
Maar we willen de gemeente uiteindelijk toch ook geen munitie geven. De extra kosten bij juridische procedures zijn ons bekend. Toch bedankt voor de vermelding!