Het lukt me niet goed om de primaire bronnen te vinden voor de verplichting om de zoekslag in het primaire besluit te beschrijven, inclusief elementen zoals onderzochte systemen en gebruikte zoektermen. Ik vind wel meerdere bronnen die indirect bevestigen door de gevolgde logica dat de zoekslag onderbouwd moet zijn
Onderstaand de bronnen die ik geraadpleegd heb.
Mijn vragen zijn:
- Is er jurisprudentie die eenduidig en direct aangeeft dat de zoekslag onderbouwd dient te zijn in het primaire besluit?
- Welke elementen moet de beschrijving van de zoekslag volgens de jurisprudentie bevatten om steekhoudend te zijn voor de rechter?
- Moet de verzoeker dan nog steeds aantonen dat een ontbrekend document bij het orgaan is als de zoekslag ontbreekt en niet geloofwaardig wordt toegelicht bij de rechtbank?
SPOON
Uit Zoekslag naar documenten | Expertisecentrum SPOON begrijp ik dat het proces zorgvuldig uitgevoerd moet worden in een omgeving die mogelijk wat weerbarstig is en niet geheel in lijn met de normen voor een goede, geordende en toegankelijke staat. Ik kan echter door gebrek aan kennis hier niet uit destilleren op basis van welke leden van de Woo en/of jurisprudentie de zoekslag onderbouwd dient te zijn en zo ja hoe welke elementen die onderbouwing tenminste dient te bevatten.
Rijksbrede instructie
Door het Rijk worden de onderstaande uitspraken onder de Wob (ECLI:NL:RVS:2022:3027 en ECLI:NL:RVS:2024:480) geïnterpreteerd als zijnde ook van toepassing op de Woo zoals leesbaar in 5.1.1 van de Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken - Versie 2024:
Versie ’24 – Zoekslag naar de documenten zorgvuldig en inzichtelijk
Het bestuursorgaan dient voldoende inzichtelijk te maken hóe het de zorgvuldige zoekslag heeft verricht. Dit inzicht kan bijvoorbeeld worden geboden door – niet limitatief – te vermelden welke systemen zijn geraadpleegd, welke zoektermen zijn gehanteerd, welke
relevante personen zijn uitgevraagd en welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.
Jurisprudentie onder de Wob
Een aantal uitspraken zijn te vinden die betrekking hebben op de zoekslag onder de Wob.
ECLI:NL:RVS:2022:3027
Een van de onderdelen van een besluit onder de Wob hoort volgens ECLI:NL:RVS:2022:3027, verwijzend naar ECLI:NL:RVS:2019:1675, te zijn dat:
De Afdeling heeft in de uitspraak van 22 mei 2019 overwogen dat een bestuursorgaan voldoende inzichtelijk moet maken hoe het de zoekslag heeft verricht. Het voldoende inzichtelijk maken van de zoekslag kan het bestuursorgaan bewerkstelligen door bijvoorbeeld specifiek te vermelden welke systemen zijn geraadpleegd, welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in die systemen, welke specifieke vragen de volgens het bestuursorgaan relevante personen hebben meegekregen en welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.
ECLI:NL:RVS:2024:480
Eveneens onder de Wob volgt uit ECLI:NL:RVS:2024:480 de conclusie dat een zoekslag onderbouwt dient te zijn:
De Afdeling is van oordeel dat het college voldoende inzichtelijk heeft gemaakt hoe het de zoekslag heeft verricht.
ECLI:NL:RVS:2025:1296
Evenals onder de Wob volgt uit ECLI:NL:RVS:2025:1296 de conclusie dat er een zoekslag dient te zijn:
4.2 Anders dan de rechtbank is de Afdeling van oordeel dat het college de gemaakte zoekslagen weliswaar voldoende inzichtelijk heeft gemaakt, maar niet het redelijkerwijs mogelijke heeft gedaan om documenten te achterhalen. Gelet op de hiervoor beschreven documentsystemen voldoen de zoektermen en -methoden die het college heeft gebruikt niet. Daarom zijn de zoekslagen ondeugdelijk geweest. Daarbij neemt de Afdeling in aanmerking dat het systeem voor binnenkomende post onvoldoende doorzoekbaar is, doordat de binnenkomende post alleen op bestandsnaam kan worden doorzocht. De bestandsnaam geeft immers lang niet altijd een weerspiegeling van de inhoud. Ook het overkoepelende systeem is beperkt doorzoekbaar omdat de ingescande documenten niet inhoudelijk op zoektermen kunnen worden doorzocht.
Woo
Overige resultaten
Ik heb ook gezocht naar jurisprudentie onder de Woo via rechtspraak.nl met de link:
https://uitspraken.rechtspraak.nl/resultaat?zoekterm=zoekslag,woo&inhoudsindicatie=zt0,zt0&publicatiestatus=ps1&sort=Relevance&instantie=itTypeRvS&rechtsgebied=r1
Een selectie is gemaakt relevantie en de volgende uitspraken geven aan dat onder de Woo de zoekslag navolgbaar moet zijn. Maar ook hier lukt het niet om de juridisch essentiële onderdelen goed op te halen.
ECLI:NL:RVS:2024:4776
Zie ECLI:NL:RVS:2024:4776. Deze uitspraak is gedaan onder de Woo (“Per 1 mei 2022 is de Wob ingetrokken en de Wet open overheid (hierna: de Woo) in werking getreden. Vanaf die dag is de Woo op het informatieverzoek van toepassing.”) en verwijzend naar uitspraak 10 november 2022.
Indirect wordt aangegeven dat de zoekslag zorgvuldig en voldoende inzichtelijk moet zijn:
“11. De rechtbank is van oordeel dat de minister het verzoek van Amnesty te beperkt heeft opgevat en dat de verrichte zoekslag onzorgvuldig is geweest en onvoldoende inzichtelijk is gemaakt.”
…
6. De minister betoogt dat de rechtbank ten onrechte heeft geoordeeld dat hij ondeugdelijk heeft gemotiveerd waarom hij niet op de zoekterm ‘demonstrant’ heeft gezocht. Hierbij voert hij aan dat hij bij de zoekslag de termen ‘demonstratie’, ‘protest’, ‘manifestatie’, ‘deelnemer’, ‘activist’ en ‘organisator’ heeft gehanteerd en dat de term ‘demonstrant’ ook had gekund, maar dat niet aannemelijk is dat daardoor wel documenten zouden zijn aangetroffen die binnen de reikwijdte van het informatieverzoek vallen.
Overige
Onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) geldt dat als een bestuursorgaan aangeeft dat een document niet (meer) bij hen is en dit geloofwaardig lijkt, de aanvrager moet aantonen dat het document er wel is (ECLI:NL:RVS:2024:1388):
- Zoals de Afdeling eerder heeft overwogen (bijvoorbeeld in haar uitspraak van 17 januari 2024, ECLI:NL:RVS:2024:143), is het, wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer bij hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, in beginsel aan degene die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, een bepaald document toch bij dat bestuursorgaan berust. Voor zover openbaarmaking wordt verzocht van documenten die niet (meer) bij het bestuursorgaan berusten maar bij het bestuursorgaan hadden behoren te berusten, mag van dit bestuursorgaan worden verwacht dat het al het redelijkerwijs mogelijke doet om deze documenten alsnog te achterhalen.
Het is mij niet bekend of dit ook voor de Woo geldt. Hierin zit een spanningsveld tussen het ontbreken van een gedocumenteerde zoekslag en het onderbouwen dat een bepaald document toch bij dat bestuursorgaan berust.