Het verslag van een hoorzitting
Van een hoorzitting bij bezwaar dient een verslag gemaakt te worden volgens Awb 7:7:
Van het horen wordt een verslag gemaakt.
Ik heb echter bij een aantal gemeentes moeite om deze verslagen te achterhalen. Volgens mij is het een zelfstandig processtuk, los van het advies van een bezwaarschriftencommissie, waarmee voor de rechter en Woo-verzoeker te achterhalen is of en hoe het horen heeft plaatsgevonden over een bezwaar op besluit (Awb 7:6). Volgens mij zou het er ook altijd moeten zijn als er een hoorzitting is geweest. E.e.a. mede naar aanleiding van Hoe voorkomen dat zwak advies bezwaarschriftencommissie de Woo-zaak schaadt?.
Uit mijn netwerk begrijp ik (n is een paar) dat het niet structureel bij de processtukken zit als men in beroep gaat en dat het opvragen ervan niet altijd op enthousiasme kan rekenen. Er zijn ook signalen op meerdere plekken dat enkel de hoorzitting wordt opgenomen en alleen bij beroep uitgewerkt wordt tot een verslag. Dit maakt het bezwaarschriftenproces lastig extern controleerbaar; want een document dat er niet is kun je ook niet opvragen via bijvoorbeeld de Woo.
Er worden wel geluidsopnames gemaakt, waarbij het bezwaarmakers verboden is om zelf geluidsopnames te maken.
Het niet beschikbaar zijn van verslagen kan ik dan weer niet rijmen met bijvoorbeeld “Professioneel behandelen van bezwaarschriften” van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie uit 2014:
Van iedere hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Wordt gehoord door een commissie in de zin van art. 7:13 Awb, dan wordt tevens een advies van de commissie aan het bestuursorgaan
opgemaakt over de op het bezwaar te nemen besluit.
en
Het bestuur is niet verplicht het verslag aan de bij de bezwaarprocedure betrokken partijen
toe te sturen.[voetnoot 4] Het is wel behoorlijk om het verslag aan partijen te doen toekomen. Nadeel kan zijn dat discussie ontstaat over de vraag of het verslag een juiste weergave vormt van wat er tijdens de hoorzitting is gezegd. Dat kan reden zijn het verslag pas met het besluit op bezwaar aan partijen toe te zenden.
Uiteraard kost het opstellen een significante portie tijd, misschien wel meer tijd dan die de leden gezamenlijk doorbrengen in de hoorzitting. Maar goed, een beroep op efficientie kent betere besturingsmodellen dan een democratische rechtsstaat :-).
Is het regionaal incident of breed probleem?
Ik probeer te achterhalen of dit een regionaal incident betreft of een breed spelend hiaat, of dat ik spoken zie. Vandaar mijn vragen aan andere forumbezoekers:
- Hoe gaan andere bestuursorganen om met verslaglegging van hoorzittingen; wordt dit standaard vastgelegd als zelfstandig stuk of alleen opgenomen in het advies?
- Begrijp ik goed dat volgens artikel 7:7 Awb in alle gevallen een schriftelijk verslag aanwezig moet zijn, ook wanneer een audio-opname bestaat, zonder discretionaire ruimte?
- Is het in lijn met EVRM qua eerlijk procs dat het niet is toegestaan om een geluidsopname voor eigen gebruik te maken?
- De Archiefwet (artikel 3 en 7 bijvoorbeeld) verplicht bestuursorganen tot zorgvuldige bewaring van bescheiden die deel uitmaken van besluitvorming. Zie ik het fout dat als de audio-opname de enige bron is voor het verslag, vernietiging vóór verslaglegging moeilijk te rijmen is met de Archiefwet?