Moderators kunnen de stijl van berichten aanpassen om zo een goed overzicht van duidelijke vragen, antwoorden en oproepen te creëren voor gebruikers. De aanpassingen worden gedaan volgens deze Stijlgids. Deze Stijlgids geldt voor zowel moderators als gebruikers.
Toon en houding
- Gebruik een rustige, neutrale en vriendelijke toon
- Wees begripvol maar kort, duidelijk en to-the-point
- Pas de toon aan op de ernst van de situatie (informeel bij lichte opmerkingen, formeler bij waarschuwingen)
- Benoem gedrag, niet de persoon
- Toon begrip waar passend ('We snappen dat dit frustrerend is…’)
- Blijf kalm, ook als de gebruiker dat niet is
Taalgebruik, emojigebruik en interpunctie
- Gebruik consistent ‘je’ in plaats van ‘u’
- Schrijf in actieve vorm: ‘Plaats je berichten in de juiste categorie.’ i.p.v. ‘Berichten dienen geplaatst te worden in…’
- Vermijd vakjargon of autoritair taalgebruik
- Gebruik ‘wij’ in plaats van ‘ik’ of onpersoonlijke termen (‘het team heeft besloten’ → ‘wij hebben besloten’), gebruik ‘jullie’ in plaats van ‘je’/’u’ als het over SPOON gaat en wees hier overal consistent in
- Gebruik geen emoji’s in officiële waarschuwingen, maar wel om toon te verzachten in informele communicatie
- Gebruik alleen enkelvoudige aanhalingstekens
- Gebruik de tegenwoordige tijd waar mogelijk
- Gebruik correcte spelling en grammatica (toon voorbeeldgedrag)
- Gebruik de juiste interpunctie en vermijd overmatig gebruik van leestekens
- Geen CAPS LOCK om nadruk te leggen — dat komt schreeuwerig over
- Gebruik vet of italic als alternatief
- Vermijd wollig taalgebruik, lange bijzinnen of veel bijzaken
- Schrijf afkortingen voluit, tenzij ze algemeen bekend zijn
Verwijzingen - naar wetsartikelen en externe/interne links
- Voor het verwijzen naar externe links: gebruik hyperlinks die in een apart tabblad openen
- Voor het verwijzen naar interne links: gebruik hyperlinks die op de pagina zelf openen
- Voor verwijzingen naar rapporten en artikelen maken we een kader (zet hiervoor de URL als geheel neer, zonder haakjes), voor verwijzingen naar wetsartikelen gebruiken we alleen hyperlinks
- Als wetsartikelen zowel in de tekst van een bericht als in een citaat worden genoemd, dan hyperlinken we maar een keer, namelijk in de tekst en niet in het citaat
- In gevallen waarbij er in topics onderwerpen worden aangehaald waarover informatie staat in de Kennisbank, zullen de moderators met interne links verwijzen naar de relevante hoofdstukken in de Kennisbank
- Gebruik voor lange citaten en tekst uit wetsartikelen waar relevant een roze kader dat de tekst iets naar rechts zet (citaat-optie, onder het plusje bij de edit-functie op het Forum), verwijs hierbij ook met een (hyper)link dat in een apart tabblad opent naar dit artikel op wetten.overheid.nl of naar de andere bron waar het citaat vandaan komt. We noemen altijd het wetsartikel in het citaat, ook als het wetsartikel al in de tekst genoemd wordt. Als wetsartikelen zowel in de tekst van een bericht als in een citaat worden genoemd, dan hyperlinken we maar een keer, namelijk in de tekst en niet in het citaat.
Zie hier een voorbeeld: Wat betekent de weigergrond 'economische of financiële belangen van Nederland' volgens de Wet open overheid?.
Verplaatsingen
- Moderators verplaatsen berichten geplaatst in de verkeerde categorie naar de juiste categorie
- Wanneer 2 of meer vragen worden gesteld in een topic, zullen de vragen gesplitst worden door moderators. Voor de tweede (en derde, etc.) vraag zal een nieuw topic worden aangemaakt door de berichten te selecteren en te verplaatsen. Er verschijnt dan automatisch in deze nieuwe topics ook een link naar het eerste topic met de eerste vraag. De moderators zullen deze nieuwe topics aanmaken, de titels van topic 1 en 2 (en 3 etc.) zo aanpassen/maken dat ze duidelijk de respectievelijke vraag representeren en zullen daarna ook de tweede (en derde, etc.) vraag toewijzen aan de gebruiker die deze in het eerste topic plaatste.
- Wanneer 2 of meer vragen worden gesteld in een bericht, zullen de vragen ook gesplitst worden door moderators. Voor de tweede (en derde, etc.) vraag zal een nieuw topic handmatig worden aangemaakt. Bovenaan het tweede (en derde, etc.) topic zal geplaatst worden: ‘Dit is een vervolgvraag op [link naar topic met eerste vraag]’. De moderators zullen deze topics aanmaken, de titels van topic 1 en 2 (en 3 etc.) zo aanpassen/maken dat ze duidelijk de respectievelijke vraag representeren en zullen daarna ook de tweede (en derde, etc.) vraag toewijzen aan de gebruiker die het eerste bericht plaatste.
Zie hier een voorbeeld: Wie kan een procesverbaal van een Woo-zitting opvragen?
- Topics waarin sommige berichten over een ander onderwerp gaan: moderators verplaatsen deze berichten naar een ander topic dat al over dit onderwerp gaat of, als dat niet zo is, maken ze een nieuw topic voor dit onderwerp aan
- Wanneer er dubbele topics zijn, verplaatsen moderators alle berichten naar een van de topics en verwijderen ze het tweede topic
Structuur berichten
- Titels van berichten moeten duidelijk zijn en de inhoud van de vraag dekken
- Gebruik geen aanhef of afsluiting in berichten van de moderators
- Gebruik in de berichten van moderators (maakt niet uit in welke categorie) geen voetnoten
- Voor ‘lampjes’ in kennisberichten: moderators zetten korte lampjes in de tekst zelf, maken voor langere lampjes (langer dan 5 regels) en tips een kader met pijltje (deze optie heet ‘details verbergen’, onder het plusje bij de edit-functie op het Forum). Bij tips krijgt zo’n kader de titel ‘tip’ en bij langere tekst krijgt het de titel ‘meer lezen’. Moderators zijn terughoudend met het gebruik van deze kaders.
- Kennisbankberichten mogen niet langer dan 1 A4 zijn. Als de tekst langer dan 1 A4 is, dan zal het over 2 of meer topics uitgespreid worden.
Wanneer past moderator-team berichten aan: spellingsfouten, onduidelijke titel/titel die de inhoud van vraag niet dekt, onduidelijke opmaak van tekst, twee vragen in een topic, onduidelijke of onaardige tekst en andere manieren waarop het topic of bericht niet aan de stijlgids voldoet
Vermijd het volgende:
- Sarcasme of cynisme (bijv. ‘Nou, dát was een volwassen reactie…')
- Passief-agressieve opmerkingen
- Streng of belerend taalgebruik zonder uitleg
- Emoji’s die dubbelzinnig of spottend overkomen (
, 
, 
)
ANNEX – Emojibeleid
Emoji’s zijn toegestaan in informele of vriendelijke communicatie, mits ze bijdragen aan duidelijkheid of empathie.
Gebruik geen emoji’s in officiële waarschuwingen, bij gevoelige onderwerpen, of als je niet zeker weet hoe ze geïnterpreteerd worden.
Gebruik alleen universeel herkenbare emoji’s (zoals 
, 
, 
) en beperk het tot max. 1-2 per bericht.
Emojis die veilig en nuttig zijn voor moderators:
| Emoji | Gebruik |
|---|---|
|
Vriendelijke toon |
 |
Begrip of dankbaarheid |
|
Waarschuwing of regels benadrukken |
 |
Aankondiging |
|
Bevestiging of oplossing, gedrag dat wordt aangemoedigd |
 |
Belangrijk punt |
 |
Verwijzing naar thread (metafoor) |
 |
Sticky/pinned posts |
 |
Niet toegestaan |