Als de overheid een besluit neemt, moet ze uit leggen waarom. Dit noem je onderbouwing of motivering. Dit is vooral belangrijk als de overheid jou ongelijk geeft.
Motivatie is alles
Als overheden weigeren informatie openbaar te maken, moeten ze daarvoor een reden noemen. Juridisch gezegd: het besluit moet een wettelijke grondslag hebben. De overheid moet een onderbouwing of motivering geven waarom die wettelijke grondslag in dit geval van toepassing is. Ze kunnen kiezen uit 15 redenen. Deze 15 weigergronden staan in de Wet open overheid (Woo). De overheid mag niet zelf een reden verzinnen. De politieke gevoeligheid van een document is bijvoorbeeld geen geldige reden. Toch probeert met name de landelijke overheid regelmatig om nieuwe redenen toe te voegen. Dat doen ze door breed geformuleerde weigergronden creatief op te rekken. De weigergrond waarmee overheden dat het meest proberen is ‘het goed functioneren van de Staat’.
Als de overheid een weigergrond heeft gekozen, moeten ze dat ook onderbouwen. Ze leggen dan uit waarom die grond volgens hen de weigering rechtvaardigt. Ze moeten dat doen voor elk document of zelfs alinea die ze weigeren. Wel mogen ze dezelfde onderbouwing van toepassing verklaren op meerdere documenten.
Als je het niet eens bent met de uitleg van de overheid kun je bezwaar maken of in beroep gaan. Dat kan ook als je vindt dat de overheid geen of te weinig uitleg heeft gegeven.
Onderbouwen, onderbouwen, onder…
Ook wanneer de overheid besluit om jouw verzoek niet in behandeling te nemen moeten ze dat onderbouwen.
Het onderbouwen of motiveren van een besluit valt onder de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (abbb). Het is één van de regels die bepalen hoe de overheid zich moet gedragen in de omgang met burgers.
Als je in bezwaar gaat en de bezwaarcommissie vindt dat de overheid de weigering onvoldoende heeft gemotiveerd, kan deze dat tijdens de zitting of in de beslissing op bezwaar ‘repareren’ door met extra onderbouwing te komen. Als de rechter vindt dat de overheid de weigering onvoldoende heeft gemotiveerd, moet de overheid meestal een nieuw besluit nemen. Klik hier voor de termijnen die gelden in bezwaar.
Veel overheden nemen slecht of summier onderbouwde besluiten. Of ze gebruiken standaardteksten zonder specifiek te onderbouwen waarom die in jouw geval van toepassing zijn. Je moet dan eerst bezwaar maken voor je een volledige motivering te zien krijgt.