Op 30 september 2026 heeft de Afdeling rechtspraak van de Raad van State (de Afdeling) een aantal interessante punten verhelderd dan wel bevestigd over de verhouding tussen de Woo en de Archiefwet en over het maken van een verslag van de hoorzitting tijdens de bezwaarprocedure.
Overbrenging naar Archief
Ten eerste bevestigt de Afdeling dat de Woo van toepassing blijft totdat documenten daadwerkelijk en volledig zijn overgebracht naar het archief. ‘Als een document zich dus (nog) niet in een archiefbewaarplaats bevindt, is het openbaarmakingsregime van de Archiefwet zoals geformuleerd in de artikelen 14 tot en met 17, daarop (nog) niet van toepassing.’
Inventarislijst te archiveren stukken
Ten tweede valt een inventarislijst die is opgesteld ten behoeve van overbrenging van documenten naar het archief ook onder de Woo: ‘een inventarislijst wordt opgesteld ten behoeve van de overbrenging van documenten naar het archief. De inventarislijst zelf wordt dus niet overgebracht naar het archief en is geen archiefbescheiden. … Dat betekent dat de minister bij een verzoek om openbaarmaking van de inventarislijst de Woo moet toepassen.’
Verslag hoorzitting bezwaar
Ten derde besteedt de Afdeling aandacht aan een punt dat vaker hier op het Woo-Forum aan de orde is gekomen: het opstellen van een verslag van de hoorzitting bij de bezwaarcommissie. De Afdeling maakt duidelijk dat dit verslag uiterlijk voorafgaand aan het nemen van het besluit op bezwaar gemaakt dient te zijn. ‘Niet in geschil is dat vóór het nemen van het besluit op bezwaar geen verslag van de hoorzitting was opgemaakt. De Afdeling is van oordeel dat ook uit de beslissing op bezwaar niet voldoende blijkt wat op de hoorzitting is besproken. Er is daarom niet voldaan aan artikel 7:7 van de Awb.’
De Afdeling houdt dus wel de mogelijkheid open dat een dergelijk verslag ook onderdeel van het besluit kan zijn in plaats van dat het separaat wordt opgesteld. Maar dan moet uit het besluit wel voldoende blijken wat op de hoorzitting is besproken.