Ik heb maanden geleden een Woo verzoek ingediend. Omdat het zo lang heeft geduurd heb ik een beroep niet tijdig beslissen ingediend en is er recentelijk een uitspraak geweest met dat het gegrond is en dan het bestuursorgaan 2 weken de tijd heeft op laste van een dwangsom van 100 euro per dag met een maximum van 15.000.
Ik heb de documenten echt nodig voor een juridisch geschil die ik heb. Reden dat het zo lang heeft geduurd is omdat er initieel te weinig documenten waren gevonden en bij een 2e zoekslag er veel meer documenten zijn gevonden. Nu zegt het bestuursorgaan omwille van het niet willen betalen van een dwangsom willen zij wat al klaar stond opsturen als besluit en dan een ambtshalve wijziging toevoegen en eventuele verdere documenten ook opsturen. Reden dat ze nu niet alle documenten kunnen opsturen is omdat er zienswijzes moeten worden opgevraagd bij hele grote instanties en dat kan wel een tijdje duren. Ik vind dit heel apart handelen. Dus nu wilt dit bestuursorgaan een trucje uitvoeren om uit een dwangsom te komen terwijl ze toegeven dat niet alle documenten gereed zijn voor het besluit.
Ik gaf aan dat het niet gewenst is dat ik een besluit krijg als ik niet alle documenten die relevant zijn krijg opgestuurd, dan is het besluit niet compleet. Als reactie hierop kreeg ik te horen ja maar als ik strikt jouw Woo verzoek lees dan zou wat er ligt wel volstaan. Ik heb hierop geantwoord dat ik maanden geleden bij een preciseringsgesprek per telefoon al heb aangegeven dat ik ook documenten zoek waar zij nog geen zienswijze voor hebben opgestuurd. Zij waren dus al tijden bekend dat ik (los van de strikte tekst van mijn Woo verzoek) ook naar andere documenten zocht. Nu kreeg ik 2 opties: Of ik ga akkoord met hun voorstel dat zij een (naar eigen zeggen incompleet) besluit opsturen en dan ambtshalve verdere documenten sturen nadat er reacties zijn gekomen op de zienswijzes of ik moet maar een nieuwe Woo verzoek indienen.
Dit lijkt mij totaal ongeoorloofd. Als ik al ruim van te voren al heb bekend gemaakt dat mijn Woo verzoek ook op iets anders ziet dan enkel wat ik initieel in het verzoek schreef en dit ter voren kwam tijdens een preciseringsgesprek per telefoon dan is dat toch onderdeel van het verzoek? Ik wil niet opnieuw een woo verzoek indienen maar instemmen met hun verzoek zodat ze een dwangsom ontlopen terwijl ze fout zitten is niet verdedigbaar. Ik zou later een reactie moeten geven op hun voorstel anders gaan ze een besluit nemen (wetende dat er nog stukken liggen).
Wat kan ik hier doen? Stel dat ik niet instem met hun voorstel en ze een incompleet besluit nemen wetende dat er nog stukken liggen die ook opgestuurd moesten worden, maar die niet opgestuurd zijn omwille door zienswijzes en het willen vermijden van het uitbetalen van een dwangsom, kan ik dit aan de rechter voorleggen dat zij hier onrechtmatig handelen en alsnog de dwangsom opeisen?
Er spelen in deze zaak twee belangrijke vragen, die in dit geval wel nauw samenhangen.
Kan een bestuursorgaan voorkomen dat het een dwangsom moet betalen, door voordat de dwangsom gaat lopen een ‘incompleet’ besluit te nemen?
Heeft het bestuursorgaan gelijk dat het geen incompleet besluit betreft, omdat de resterende documenten formeel buiten de reikwijdte van het verzoek vallen?
De eerste vraag is de eenvoudigste. Het moge duidelijk zijn dat een bestuursorgaan niet door een incompleet besluit te nemen kan ontkomen aan de verplichting om een dwangsom te betalen. Pas als volledig op het verzoek is beslist is voldaan aan de door de rechter opgelegde beslistermijn en ‘stopt de tijd’ van het starten en verder oplopen van de dwangsom.
De tweede vraag ligt ingewikkelder. Er is sprake van een meningsverschil of het bestuursorgaan volledig op het verzoek heeft beslist. De reikwijdte van het verzoek is hierbij leidend. Wat die reikwijdte is, zo stelt de vraagsteller terecht, is niet onveranderlijk. Tijdens de looptijd van het verzoek kunnen daarover aanvullende afspraken worden gemaakt. De verzoeker kan bijvoorbeeld akkoord gaan met een inperking van het verzoek of met een precisering van het verzoek. Ook niet ongebruikelijk is dat tijdens een gesprek over het verzoek duidelijk wordt dat de verzoeker ook documenten zoekt die strikt genomen niet binnen de reikwijdte van het verzoek vallen zoals dit was opgeschreven. Juridisch gezien kan het bestuursorgaan zich dan op het standpunt stellen dat hiervoor maar een nieuw Woo-verzoek moet worden ingediend. Een meedenkend bestuursorgaan zal eerder kijken naar wat de verzoeker heeft willen bereiken en toezeggen deze documenten ook mee te nemen.
Uit de vraag kunnen we niet precies afleiden of het bestuursorgaan heeft toegezegd deze documenten ook mee te nemen. En we kunnen ook niet zien of die aanvullende documenten misschien eigenlijk al vanaf het begin gewoon onder de reikwijdte van het verzoek vielen. Maar dit zijn in elk geval de principes.
Dat verhaal over ‘ambtshalve’ verstrekken is heel apart. Dat duidt er inderdaad op dat het het bestuursorgaan erom te doen is om de dwangsom te ontlopen.
Dan het bekende probleem: kun je er ook wat tegen doen? Dat is lastiger. De inning van een dwangsom is al vaker hier op het forum aan de orde geweest Hoe kan een volgelopen dwangsom geïnd worden?. Daar gaat uiteindelijk de civiele rechter over, op het moment dat het bestuursorgaan betwist dat ze dwangsom verschuldigd zijn. Om aan het langste eind te trekken (en de gang naar de civiele rechter te voorkomen) zou het verreweg het beste zijn als je beschikt over bewijs dat het bestuursorgaan bij het preciseringsgesprek akkoord is gegaan met de toevoeging van de betreffende documenten. Of als de bestuursrechter in het vonnis iets over deze documenten heeft gezegd. Alles waardoor ze niet geloofwaardig kunnen ontkennen dat ze akkoord waren met de toevoeging.
Voor het vervolg dus in elk geval de tip: leg dit soort afspraken altijd schriftelijk vast!
