Als een Woo-verzoek ‘niet duidelijk’, ‘niet specifiek genoeg’ of ‘te algemeen’ geformuleerd is dan moet de overheidsinstantie waar je je verzoek hebt ingediend binnen twee weken contact opnemen om je te vragen je verzoek te verduidelijken en/of te specificeren. Dit wordt in de wet ‘precisering’ genoemd.
Als een verzoek voldoende precies is maar wel te omvangrijk om binnen de wettelijke termijn af te handelen, dan is de overheidsinstantie verplicht om met de verzoeker een prioriteringsgesprek te voeren. Een prioriteringsgesprek is een gesprek waarin wordt afgesproken een deel van de onder het verzoek vallende documenten als eerste te behandelen en openbaar te maken. In beginsel dient het eerste deelbesluit dan binnen de wettelijke termijnen te worden genomen en latere deelbesluiten op een nader overeen te komen datum.
Een concretiseringsgesprek tot slot is een gesprek waarin verzoeker en overheidsinstantie gezamenlijk bekijken of binnen de reikwijdte van het verzoek alle documenten die hieronder vallen daadwerkelijk nodig zijn voor de informatiebehoefte van de verzoeker. Dit kan leiden tot een vrijwillige inperking van het verzoek door de verzoeker, al dan niet voorlopig of definitief. Anders dan bij een preciseringsverzoek is dit niet verplicht. De verzoeker kan reden hebben gewoon vast te houden aan de oorspronkelijke omvang van het verzoek. Uiteraard kan dit wel gevolgen hebben voor de behandelduur van het verzoek en wat eventueel op enig moment na een beroep niet-tijdig beslissen de rechter daarvoor redelijk acht.