Is het ontbreken van een verslag van de hoorzitting gangbaar en rechtmatig?

[openarchivaris]

Het verslag van een hoorzitting

Van een hoorzitting bij bezwaar dient een verslag gemaakt te worden volgens Awb 7:7:

Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Ik heb echter bij een aantal gemeentes moeite om deze verslagen te achterhalen. Volgens mij is het een zelfstandig processtuk, los van het advies van een bezwaarsadviescommissie, waarmee voor de rechter en Woo-verzoeker te achterhalen is of en hoe het horen heeft plaatsgevonden over een bezwaar op besluit (Awb 7:6). Volgens mij zou het er ook altijd moeten zijn als er een hoorzitting is geweest. E.e.a. mede naar aanleiding van Hoe te voorkomen dat een ongemotiveerd advies van de bezwaarcommissie de Woo-zaak schaadt?.

Uit mijn netwerk begrijp ik dat het veslag van de hoorzitting niet structureel bij de processtukken zit als men in beroep gaat en dat het opvragen ervan niet altijd op enthousiasme kan rekenen. Er zijn ook signalen op meerdere plekken dat enkel de hoorzitting wordt opgenomen en alleen bij beroep uitgewerkt wordt tot een verslag. Dit maakt het bezwaarschriftenproces lastig te controleren als externe, want een document dat er niet is kun je ook niet opvragen via bijvoorbeeld de Woo.

Er worden wel geluidsopnames gemaakt, waarbij het bezwaarmakers verboden is om zelf geluidsopnames te maken.

Het niet beschikbaar zijn van verslagen kan ik dan weer niet rijmen met bijvoorbeeld ‘Professioneel behandelen van bezwaarschriften’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2014:

Van iedere hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Wordt gehoord door een commissie in de zin van artikel 7:13 Awb, dan wordt tevens een advies van de commissie aan het bestuursorgaan opgemaakt over de op het bezwaar te nemen besluit.

en

Het bestuur is niet verplicht het verslag aan de bij de bezwaarprocedure betrokken partijen toe te sturen. Het is wel behoorlijk om het verslag aan partijen te doen toekomen. Nadeel kan zijn dat discussie ontstaat over de vraag of het verslag een juiste weergave vormt van wat er tijdens de hoorzitting is gezegd. Dat kan reden zijn het verslag pas met het besluit op bezwaar aan partijen toe te zenden.

Uiteraard kost het opstellen een significante portie tijd, misschien wel meer tijd dan die de leden gezamenlijk doorbrengen in de hoorzitting. Maar goed, een beroep op efficiëntie kent betere besturingsmodellen dan een democratische rechtsstaat.

Is het een regionaal incident of breed probleem?

Ik probeer te achterhalen of dit een regionaal incident betreft of een breed spelend hiaat, of dat ik spoken zie. Vandaar mijn vraag aan andere forumbezoekers:

Hoe gaan andere bestuursorganen om met verslaglegging van hoorzittingen; wordt dit standaard vastgelegd als zelfstandig stuk of alleen opgenomen in het advies?

[Rick]

Daarom heb ik de hoorzitting in mijn geval ook gewoon opgenomen. Dat mag ook gewoon, ondanks dat men er uitdrukkelijk op heeft gewezen dat het niet toegestaan was. Naar mijn mening is het altijd toegestaan, zolang ik het uitsluitend is voor eigen gebruik. “als je zelf als deelnemer aan een hoorzitting (bijvoorbeeld een bezwaarschriftprocedure bij de gemeente) meedoet, is het maken van een geluidsopname voor eigen gebruik juridisch gezien niet strafbaar (volgens artikel 139a van het Wetboek van Strafrecht)” Overigens heb ik wel netjes een verslag van de hoorzitting, in dit geval van het OM, gekregen.

[SPOON]

We kunnen bevestigen dat er in de praktijk, zowel door bestuursorganen als rechtbanken, uiteenlopend met het opstellen en toezenden van verslagen van (hoor)zittingen wordt omgegaan.

• wel of niet standaard opstellen van het verslag of pas als (hoger) beroep wordt ingesteld
• wel of niet standaard aan partijen opsturen
• direct nadat het is opgesteld opsturen of pas tezamen met het advies van de bezwaarcommissie en het besluit op bezwaar

Wat als een paal boven water staat is dat van een hoorzitting in bezwaar altijd een verslag moet worden gemaakt en dat belanghebbenden recht hebben dit verslag uiterlijk tezamen met het advies en het besluit op bezwaar te ontvangen.

Kleine toevoeging: ook een geluidsopname van een hoorzitting opgenomen door het bestuursorgaan is een ‘document’ in de zin van de Woo.

[ekrhkjr]

Aanvulling op basis van eigen dossieronderzoek.

In de praktijk blijkt dit uitgangspunt niet overal gevolgd te worden. Bij twee bestuursorganen (gemeente Ermelo en gemeente Harderwijk) die dezelfde onafhankelijke bezwaarschriftencommissie gebruiken (ondergebracht bij Meerinzicht) geldt sinds omstreeks 2022, blijkens de stukken, de volgende werkwijze:

• deelnemers mogen zelf geen geluidsopname maken; dit verbod wordt ook aan journalisten opgelegd;
• het orgaan maakt zelf een geluidsopname. In de stukken is die aanvankelijk aangeduid als bron voor het verslag (waarna volgens mij vervanging op grond van de selectielijst aan de orde is als het verslag echt opgesteld wordt). In twee recent bezwaartrajecten is dezelfde opname anders gekwalificeerd, namelijk als hulpmiddel dat bewaard mag blijven voor het geval de rechtbank op grond van artikel 8:45 Awb om nadere stukken vraagt. Die bewaargrond is niet voorafgaand aan de zitting kenbaar gemaakt aan degenen wier stem werd vastgelegd;
• de opname werd eerder op verzoek aan deelnemers verstrekt; verstrekking wordt inmiddels geweigerd met een beroep op de AVG;
• het standpunt is dat het verslag onderdeel is geworden van het advies. Dat volgt niet uit de stukken, zoals uitnodigingen voor de hoorzitting;
• verkrijging van het verslag als zelfstandig stuk verloopt in de praktijk moeizaam.

Ter vergelijking heb ik een steekproef onder andere bestuursorganen gedaan. Deze werkwijze is daarin deels aangetroffen bij de gemeente Apeldoorn; buiten Apeldoorn zijn binnen de steekproef geen organen met een vergelijkbare werkwijze gevonden. Omvang en samenstelling van de steekproef kan ik op verzoek toelichten.

De werkwijze is op dit moment onderwerp van bezwaar- en beroepsprocedures. Daarnaast loopt een beroep tegen de afwijzing van een Woo-verzoek om één specifiek verslag, waarbij misbruik van recht is tegengeworpen. Die afwijzing is genomen door de bezwaarschriftencommissie in haar rol als zeflstandig bestuursorgaan en niet door het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan had het Woo-verzoek aan haar doorgeleid aan de bezwaarschriftencommissie, maar is hier soort van op teruggekomen. Het afwijzend besluit o.b.v. misbruik-van-recht staat echter nog steeds.

Het argument Awb 8:45 als bewaarreden vind ik niet overtuigend. Dan zou dezelfde redenering in beginsel ook opgaan voor private partijen die een procedure voorzien met een bestuursorgaan. Ik ben benieuwd of iemand die lijn onderbouwd terugziet in beleid of rechtspraak.